Is outsourcing de enige toekomstrichting van de repro?

woensdag 20 november 2019

Krimpende printvolumes: veel repro-afdelingen van scholen, bedrijven, gemeenten en zorginstellingen hebben hiermee te maken. Door herbestemming staan de vierkante meters van de repro onder druk. Tegelijk is er sprake van piekvolumes, waardoor het lastig is om medewerkers productief in te plannen. Wat kun je doen?

In deze situatie lijkt outsourcing wellicht de enige oplossing. Klopt dat wel? Of is het ook mogelijk om een werkomgeving te creëren waar de financiële risico’s beperkt worden, waar tegelijkertijd voldoende werk is voor werknemers én de kwaliteit van dienstverlening gelijk blijft of zelfs verbeterd kan worden?

Betalen naar gebruik

Om risico’s te beperken, is het raadzaam om te betalen naar gebruik in plaats van te investeren in vaste lasten. Vergelijk het met watergebruik: een klein vastrecht per maand plus variabele kosten per gebuikte liter water. Vertaald naar een repro betekent dit: betalen per afdruk, zonder de vaste lasten per machine.

Opdrachten digitaal aanleveren

Tegenwoordig bestaan er volop mogelijkheden om opdrachten digitaal aan te leveren en elke dag op een afgesproken tijd te laten bezorgen (bijvoorbeeld voor twaalf uur). De professionele productieomgeving biedt daarnaast tal van mogelijkheden zoals bijzondere papiersoorten, afwijkende formaten en een vijfde kleur. Tot zover niets nieuws. De financiële flexibiliteit is maximaal en de risico’s zijn sterk gereduceerd.

Medewerkers outsourcen

Maar hoe ga je om met de repro-medewerkers en hun kennis van de organisatie? Medewerkers outsourcen heeft een keerzijde, vooral voor de medewerker zelf. Onzekerheid over baanbehoud, een grotere afstand tot ‘oude’ collega’s en eventuele overname door een concurrerende leverancier liggen op de loer. Hierbij is het de vraag of er voldoende geïnvesteerd wordt in de kennis en competenties van de medewerker.

Een leven lang leren

Een ontwikkeling waarbij juist extra geïnvesteerd wordt in de kennis en vaardigheden van deze medewerkers is bredere inzetbaarheid. We willen immers allemaal een leven lang leren. Repro-medewerkers krijgen dan de gelegenheid om bij hun eigen werkgever door te groeien tot medewerkers van een grafische helpdesk. Noem het een grafisch dienstencentrum voor collega’s.

Kennisinvestering

In zo’n dienstencentrum voeren medewerkers bijvoorbeeld dtp-werkzaamheden uit. Of zij helpen collega’s met documenten digitaliseren. Vaak is hiervoor kennisinvestering nodig vanuit de medewerkers. De ervaring leert dat hen dit motiveert om nieuwe werkzaamheden op te pakken en bij te dragen aan de kwaliteit van de dienstverlening. Afhankelijk van de situatie kan er behoefte blijven aan spoed- en ongecompliceerde opdrachten. Met een eenvoudige machine kunnen deze opdrachten snel worden opgepakt in het dienstencentrum.

Keuzes maken

Je ziet: alles outsourcen en alles zelf doen zijn twee uitersten. Gelukkig bestaan er tal van tussenoplossingen die zowel de financiële flexibiliteit als de focus op medewerkers garanderen. En natuurlijk verschilt elke situatie. Zo zijn er organisaties waar het printvolume stijgt. Het is in elk geval altijd de moeite waard te zoeken naar samenwerkingen met gelijke organisaties. Mijn advies: sta je open voor verandering? Laat je dan goed voorlichten met feitelijke analyses van de huidige situaties en meerdere toekomstscenario’s. En maak daarna een weloverwogen beslissing.

The post Is outsourcing de enige toekomstrichting van de repro? appeared first on Werktrends.