Robotiseren? Betrek je collega’s!

dinsdag 21 januari 2020

Start je met robotisering op basis van Robotic Process Automation (RPA), dan betekent dit voor sommige medewerkers in jouw organisatie een heel nieuwe manier van werken. Stakeholders nauw betrekken bij de veranderingen is essentieel voor een succesvolle uitrol.

Efficiënter en prettiger werken, met méér ruimte voor kerntaken en klantcontact. Robotic Process Automation biedt veel mooie kansen voor jouw organisatie. Hierbij neemt een robot (een softwarescript) tijdrovende, repetitieve werkzaamheden uit handen. Vaak gaat het om minder uitdagende, administratieve handelingen. Denk aan het overtypen van binnenkomende gegevens in een bedrijfsapplicatie.

Medewerkers zien RPA als bedreiging

Toch wordt Robotic Process Automation niet door iedereen altijd in één keer omarmd. Veel medewerkers zien dit in eerste instantie vaak als een bedreiging. De angst is dat robots hen ál het werk uit handen nemen, waardoor zij uiteindelijk op straat komen te staan.

Daar komt bij dat medewerkers vaak helemaal niet zitten te wachten op een andere manier van werken. En juist bij Robotic Process Automation is het van belang dat de business zelf meedenkt over, en meewerkt aan, het bouwen van robots. Zij kennen de processen immers door en door, en weten goed hoe het ook beter kan.

IT programmeert liever in applicatie zelf

Ook de IT-afdeling ziet vaak bezwaren als het gaat om robotisering. Zij programmeren nieuwe automatiseringsoplossingen vaak liever in de bedrijfsapplicatie zélf (bijvoorbeeld SAP). IT-professionals zien dit als een robuustere én meer bedrijfszekere oplossing. Tegelijk gaat het om complexe en langdurige implementatietrajecten. Hierbij is ook de knowhow van veel professionals nodig, denk aan consultants en programmeurs. Robotic Process Automation is daarentegen ‘lean and mean’.

Draagvlak creëren

Wil je robotisering succesvol doorvoeren in (alle lagen van) je organisatie, dan is het dus zaak om betrokken stakeholders continu mee te nemen in de veranderingen. Enkele tips:

1. Organiseer informatiebijeenkomsten
   

   Zorg dat iedereen in de organisatie begrijpt wat Robotic Process Automation precies inhoudt. Laat hen inzien dat de softwarerobots slechts het minder uitdagende werk uit handen nemen, waardoor er ruimte overblijft voor leuke werkzaamheden waar je energie van krijgt. En dat het geen ‘vervanging van’ is, maar ‘een aanvulling op’. En toon de IT-organisatie dat robotisering vaak een tijdelijke oplossing is die snel kan worden ingezet bij bedrijfsapplicaties, totdat er een meer structurele oplossing voorhanden is.

2. Zorg voor commitment op managementniveau
   

   Vertrouwen in de verandering begint bij commitment op managementniveau. Zorg dat het management zich volledig achter de keuze voor robotisering schaart en dit ook uitdraagt naar zowel business als IT. Tegelijk is het belangrijk om iemand aan te stellen die de slagkracht en bevoegdheid heeft om snel knopen door te hakken, die kan zeggen: ‘zó gaan we het doen!’
   

3. Stel ‘champions’ aan
   

   Dit zijn ambassadeurs uit de business en IT die de verandering volledig omarmen. Zij maken vervolgens hun eigen collega’s weer enthousiast voor de nieuwe manier van werken en kunnen hen ook trainen. Zo wordt het een verandering van de organisatie zelf en ontstaat er een positief sneeuwbaleffect.

4. Schets een reëel beeld
   

   Verwachtingsmanagement is cruciaal. Robotic Process Automation implementeren is een kwestie van vallen en opstaan. Kies je ervoor de business zelf de robots te laten bouwen? Schets hiervan dan een realistisch beeld, om teleurstellingen te voorkomen.

Robotiseren: vallen en weer opstaan

Houd er dus ook rekening mee dat Robotic Process Automation implementeren een kwestie is van ‘vallen en opstaan’. Hoewel het een vrij laagdrempelige technologie is (vrijwel iedereen met enige IT-affiniteit kan leren een softwarerobot te bouwen), is een softwarerobot lang niet zo flexibel als een mens. Je vertelt hem één keer exact wat hij moet doen. Daar wijkt hij nooit vanaf.

Verandert er dan iets in een proces? Dan kan de robot stilvallen, omdat hij die verandering ‘niet begrijpt’ zoals wij mensen dat doen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je een robot informatie van een website laat verzamelen en de webbouwer plotseling een securityvraag heeft ingebouwd (‘bent u een robot?’). Laat je medewerkers hierdoor niet ontmoedigen, want je kan de robot alles leren!

Op naar draagvlak en commitment

Kortom, kies je voor robotisering? Neem dan alle betrokken partijen in de organisatie vanaf het allereerste begin mee in de veranderingen. Zo zorg je voor draagvlak en commitment. Met als resultaat: een succesvolle implementatie van robots, soepele werk- en bedrijfsprocessen en tevreden medewerkers die hiermee efficiënter en prettiger (samen)werken.

Download het e-book

Wil je ook efficiënter werken? Ben je benieuwd hoe je start met robotisering én je medewerkers meeneemt in alle veranderingen? Lees de tips én praktijkervaringen van Rabobank en PwC in het e-book.

The post Robotiseren? Betrek je collega’s! appeared first on Werktrends.