nieuws
Efficiënter werken dankzij automatische factuurverwerking
dinsdag 10 maart 2020
Facturen snel, soepel én foutloos controleren en goedkeuren. In veel organisaties gebeurt dit nog handmatig. Een arbeidsintensieve klus. Kan het ook efficiënter? Zeker! Zo bestaan er handige oplossingen voor automatische factuurverwerking.
Als organisatie heb je te maken met veel (papieren) facturen. Deze goed en volledig verwerken kost veel tijd. Reken het maar eens na: alle facturen ordenen, op de juiste plek opslaan, controleren en goedkeuren. Soms moeten de gegevens van binnenkomende facturen zelfs handmatig overgezet worden in het facturatiesysteem. Hoelang zijn jouw collega’s hier dagelijks mee bezig?
Foutgevoelig
Facturen handmatig controleren en goedkeuren is niet alleen tijdrovend, het is ook foutgevoelig. Het blijft immers mensenwerk. Wat als bedragen op de factuur niet overeenkomen met de order? En wat als een factuur in alle documentstromen onverhoopt op de onjuiste plek wordt opgeslagen of zoekraakt?
Meer inzicht
Het kan ook anders. Met automatische factuurverwerking is het mogelijk om in één oogopslag een compleet overzicht te hebben van (een deel van) de factuurstroom. Zo is het met specifieke software mogelijk om facturen automatisch te herkennen en te matchen met orders of overeenkomsten. Vervolgens wordt de factuur bij een ‘match’ direct verwerkt. Zonder dat je hier zelf omkijken naar hebt.
Op naar een efficiëntere oplossing
Ook Bakker Barendrecht in Ridderkerk ging op zoek naar een efficiëntere facturatieoplossing. Bakker Barendrecht is één van de grootste groente- en fruitbedrijven van Nederland en verwerkt jaarlijks ruim 120.000 facturen. Voorheen werden alle facturen handmatig gecontroleerd en goedgekeurd door de afdeling Finance. Een tijdrovende klus. Toen het facturatiesysteem outdated raakte, was dit voor Bakker Barendrecht dan ook een mooie kans om op zoek te gaan naar een efficiëntere oplossing. Een oplossing die beter past bij de huidige eisen, wensen en behoeften. En waarmee een groot aantal facturen automatisch goedgekeurd kan worden.
Geïntegreerde intelligentie
Bakker Barendrecht koos voor een SaaS-oplossing voor automatische factuurverwerking. Hierbij ligt de focus vooralsnog op het goedkeuringsproces van facturen. Via geïntegreerde intelligentie relateert het systeem een binnenkomende orderfactuur zo mogelijk direct aan een inkooporder, referentie, budget of project. Komen de aantallen en bedragen overeen? Dan keurt het systeem de factuur automatisch goed en verwerkt deze. Als organisatie heb je hier geen omkijken meer naar. Alleen bij ‘mismatches’ is er nog een handmatige actie nodig van de verantwoordelijke collega.
Tijd over voor strategische taken
Je ziet: zelfs als je ‘slechts’ een deel van je facturatiestromen automatiseert, realiseer je al een significante tijds- en kostenbesparing. Uiteraard is er nog veel meer mogelijk. Zo kan het complete purchase-to-pay-proces volledig worden geautomatiseerd. Het belangrijkste is misschien wel dat medewerkers tijd overhouden voor meer uitdagende en strategische taken. Wat uiteindelijk ook resulteert in meer werkplezier. Bakker Barendrecht heeft hiervoor inmiddels de basis gelegd.
Ook tijd besparen en méér werkplezier?
Lees meer over automatische factuurverwerking en ontdek de kansen voor jouw organisatie.
The post Efficiënter werken dankzij automatische factuurverwerking appeared first on Werktrends.