Zó haal je meer uit je werkdag

dinsdag 17 maart 2020

Even overleggen met een collega, snel tussendoor je Instagram checken en constant antwoorden op binnenkomende mailtjes. Het voelt alsof we zo van alles doen (druk, druk, druk!), maar het tegendeel is waar. We krijgen door deze stroom aan afleiding steeds minder voor elkaar op een dag. Iedereen weet inmiddels wel dat multitasking niet productief is. Maar hoe leer je het af? Tijd om de focus weer te vinden en de productiviteit te verhogen.

Vraag een gemiddelde manager naar zijn invulling van de term ‘productiviteit’ en je zult vaak de volgende antwoorden horen: hard werken, declarabel zijn en gezien worden. Hoewel dit misschien valt onder productiviteit, gaat het op de werkplek uiteindelijk om effectiviteit; wat presteer je binnen een bepaalde tijdseenheid? En, nog belangrijker, hoe word je hier beter in?

Bewust nadenken over efficiënt werken

Laat hard werken achter in 2019 en focus je in het nieuwe decennium op slim werken. Hierbij draait het om vragen als ‘Hoeveel flexibiliteit ervaar ik in mijn rol? Hoe wordt er leiding gegeven? Hoeveel tools heb ik tot mijn beschikking? Wat is de reistijd? Hoe verhoudt mijn werk zich tot mijn privéleven?’ Niet het aantal uren dat je werkt, maar het antwoord op deze kwesties heeft uiteindelijk echt zijn weerslag op je productiviteit. Daarnaast is het nog maar al te vaak zo dat bedrijven uit gewoonte hun systemen en processen op een bepaalde manier hebben ingericht, terwijl het in de praktijk veel efficiënter kan. Men verwacht verandering vanuit het management, terwijl het management denkt dat medewerkers het wel aangeven als iets niet naar behoren verloopt. En zo verandert er niks.

Organisaties moeten dus allereerst aandacht besteden aan het feit dat verbetering wenselijk is en dat alle ideeën welkom zijn. Zo leren medewerkers bewust over efficiënt werken na te denken. Maar als werknemer kun je ook een aantal zaken op persoonlijk niveau aanpakken. Er is een aantal stappen te zetten die de effectiviteit enorm bevorderen.

1. Stel prioriteiten

Lang geleden, in een offline tijdperk, werkte men op kantoor veelal via het ‘papierenstapelprincipe’. Door de paperassen van boven naar beneden weg te werken was de to-do list simpel en waren de prioriteiten duidelijk. Bovenop lag het belangrijkste; zo werd de stapel weggewerkt. Nu alles digitaal is, is de simpele methode van prioriteiten stellen ook verdwenen. Natuurlijk kun je in je mailbox ook vlaggetjes en kleurtjes toewijzen op basis van prioriteit. Maar door de constante aanwas van nieuwe berichten en agenda-uitnodigingen bepalen anderen voornamelijk je prioriteitenlijst. Het is inmiddels normaal dat afspraken in je agenda worden geplaatst, zonder overleg. Zo’n zogenaamde placeholder zegt “deze plek is vanaf nu voor mij”. Leer jezelf aan om je niet te laten leiden door zulke afspraken: plan aparte dagen in voor productiviteit, vergaderingen en creativiteit. Door een meeting op de vergaderdag in te plannen, voorkom je dat een externe factor je uit je ritme haalt. Denk vooraf na over hoe je agenda per week in elkaar zit. Zo word je weer baas over je eigen tijd en bewaak (of bewaar) je de balans en rust.

2. Werk in activiteitenblokken

Een belangrijke uitkomst van de vele onderzoeken naar productiviteit is het voordeel van het werken in activiteitenblokken op één dag. Dit zogeheten batch processing betekent niets anders dan het indelen van taken als ‘brainstormen’, ‘bellen’ of ‘typen’ in blokken. Het liefst duurt zo’n blok veertig minuten tot een uur. Na dat blok pauzeer je en ga je verder met een ander blok, zoals ‘produceren’. Dit is een goede manier om multitasking te voorkomen. Wanneer je schrijft en constant berichtjes op je iPhone ziet binnenkomen, vragen van collega’s moet beantwoorden en óók nog telefoontjes tussendoor aanneemt, kun je er zeker van zijn dat er van je schrijfwerk weinig terecht komt. Maak dus batches en bewaar alle afleiding voor in de pauzes.

3. Neem pauzes

Mensen die druk zijn ‘vergeten’ vaak te pauzeren, maar verlenen zichzelf daarmee geen gunst. Pauze nemen is essentieel om je brein te laten afschakelen van hetgeen waar je mee bezig bent. De invulling hiervan kan voor iedereen wat anders betekenen. Maar in het algemeen verdient het even doen van een computerspelletje, pingpongen of wandelen de voorkeur ten opzichte van het babbelen met collega’s bij het koffieapparaat. Gun je brein even rust en je lichaam wat activiteit. Wanneer je voor de rest van de dag niet van je plek komt, is een wandeling naar het koffieapparaat uiteraard een welkome afwisseling. Als je maar even iets anders gaat doen dan waar je mee bezig was. Je moet even weg bij datgene wat je in je hoofd hebt. Met of zonder collega’s.

4. Ga niet te lang door

Toen een jaar of tien geleden thuiswerken zijn intrede deed, hoorde je al snel geluiden als: “thuis kan ik zo een uur of vijf lekker ongestoord doorwerken.” Natuurlijk, je hebt thuis geen last van kletsende collega’s, je hoort geen kantoortelefoon rinkelen en je krijgt minder vragen van langslopende collega’s. Deze omstandigheden interpreteren we als uren waarin je continu aan één taak kan werken. Er is echter geen enkel onderzoek dat uitwijst dat het urenlang werken aan een taak ook daadwerkelijk productief is. Sterker nog: de productiviteitsboog stijgt in de eerste vijftien minuten na aanvang van een taak, dan is de piek bereikt. Daarna gaat het alleen maar bergafwaarts. Uit vele onderzoeken blijkt dat het niemand is gelukt vervolgens binnen dezelfde taak weer op te klimmen in productiviteitsniveau. Je hersenen raken snel verveeld van een taak. Ons brein gaat na een uur (en zeker na twee) zoeken naar afleiding. Hoe vaak merk je niet dat je gedachten afdwalen: je moet die ene collega nog bellen, de was nog ophangen en wat ga je eigenlijk eten vanavond? Houd jezelf dus niet voor de gek en werk maximaal een uur aan één taak. Het is niet voor niets dat lessen op de middelbare school 50 minuten duren. De productiviteitsboog is nou eenmaal echt zo kort.

The post Zó haal je meer uit je werkdag appeared first on Werktrends.