Samenwerken met robots: zó doe je dat

donderdag 16 april 2020

Stel je eens voor. Op een dag kom je op kantoor en hoor je van je leidinggevende dat je binnenkort gaat samenwerken met een nieuwe collega. Niet zomaar een collega, maar een softwarerobot! Deze robot gaat jou helpen om repetitieve werkzaamheden uit handen te nemen. Klinkt als science fiction? In veel organisaties is dit al heel gewoon.

Als het gaat om robotisering, ontstaat vaak het beeld dat robots het werk volledig gaan overnemen. In het geval van softwarerobots is dat zeker niet het geval. Softwarerobots bouwen we op basis van ‘Robotic Process Automation’: een technologie waarmee je relatief eenvoudige softwarerobots kunt configureren. Deze robots zijn in feite softwarescripts op je computer. Ze nemen medewerkers uitsluitend het minder uitdagende, repeterende administratieve werk uit handen.

Een taak gestuurde softwarerobot

Softwarerobots werken taak gestuurd: zonder duidelijke opdracht kunnen ze geen taken uitvoeren. Je vertelt de robot welke stappen hij moet uitvoeren. Deze taak kan hij supersnel uitvoeren, zo vaak als je maar wilt. Maar hij kan er niet van afwijken. Als je wil dat hij wat anders gaat doen, moet je hem dat vertellen.

Softwarerobots kunnen bijvoorbeeld gegevens zoeken op internet en dit in een Excel plaatsen. Of data van de ene applicatie naar de andere applicatie overzetten. In veel organisaties gebeuren dit soort taken nog met de hand. Dat kost veel tijd. Een robot kan deze klusjes ook voor je doen. Ze vormen dus geen bedreiging, maar maken het werk vele malen efficiënter en plezieriger. Zo kun jij jezelf richten op interessantere en creatievere werkzaamheden.

Praktijkvoorbeeld: facturen goedkeuren

Een mooi voorbeeld is dat van een bedrijf dat een workflow-oplossing gebruikt voor het betaalbaar stellen van facturen. Na goedkeuring worden de facturen ingelezen in het ERP-systeem. Maar om tot betaling over te gaan, moesten de facturen alsnog (handmatig) ‘approved’ worden. Twee collega’s zochten dagelijks elke factuur op in het ERP-systeem, om vervolgens het factuurnummer te vergelijken met het interne factuurnummer. Kwamen deze overeen? Dan drukte zij op ‘approved’.

Het ging om 300 facturen per dag. Je kunt je voorstellen hoeveel tijd dit kost én dat dit erg foutgevoelig is. Nu doet een robot dit voor hen. En hij genereert ook nog eens een overzichtelijk rapport over de verwerking van de facturen. Hierin staan de facturen die zijn “approved” én de facturen die “niet approved” konden worden. Bijvoorbeeld omdat de factuurnummers niet overeenkwamen. Alleen bij deze uitzonderingen hoeft er nog een collega in actie te komen.

Samenwerken, hoe dan?

Heb je eenmaal de keus voor softwarerobots gemaakt? Dan kun je er grofweg op twee manieren mee samenwerken:

1. Attended

Je geeft de robot de opdracht om rechtstreeks vanaf jouw computer een taak uit te voeren. Je kan de robot dan aan het werk zien op het beeldscherm. Je ziet de robot bijvoorbeeld applicaties openen en weer sluiten, buttons aanklikken of webpagina’s bezoeken.

Als medewerker kun je ondertussen bijvoorbeeld een belletje plegen, meeting bijwonen of een rapportage of analyse interpreteren.

2. Unattended

De robot werkt hier op de achtergrond aan een opdracht die je hem hebt gegeven. Bijvoorbeeld: het opzoeken van bepaalde data en hier een rapport van maken.

Je kunt jouw computer ondertussen gewoon gebruiken voor andere werkzaamheden. Is de robot klaar? Dan ontvang je direct het resultaat, bijvoorbeeld een rapport of Excelsheet met daarin de gevraagde data.

Softwarerobot: nét als een echte collega

Als medewerker is het belangrijk dat je de softwarerobot meeneemt in je dagelijkse werkprocessen en hem gaat zien als virtuele medewerker. Ben je je werkzaamheden voor de komende tijd aan het plannen? Kijk dan direct welke taken de robot voor je zou kunnen uitvoeren. En krijgt een applicatie waarin de robot werkt een update? Wees er dan op bedacht dat je de robot óók moet leren hoe hij om moet gaan met die nieuwe applicatie (net zoals jij moet leren met nieuwe applicaties om te gaan). Soms betekent dit dat je hem opnieuw moet configureren, zodat hij zijn taken weer goed en in de juiste volgorde kan uitvoeren.

Samenwerken met softwarerobots?

Dus: samenwerken met een softwarerobot? In het begin is het misschien even wennen. Maar er bestaat een grote kans dat je na een aantal weken al niet meer anders wilt. Een softwarerobot kan je een enorme hoeveelheid administratief werk uit handen nemen. Daarbij gaat het vaak om repeterende handelingen die wij niet zo leuk vinden. Je werkt dus efficiënter, prettiger én hebt meer ruimte voor meer uitdagende werkzaamheden.

Download het e-book

Benieuwd naar de kansen van Robotic Process Automation voor jouw organisatie? Download het e-book.