Videovergaderoplossing kiezen: hier kun je op letten

dinsdag 12 mei 2020

We werken steeds vaker thuis en daarmee neemt ook videoconferencing een vlucht. Hierbij kies je uit een groot aantal tools. Welke videovergaderoplossing past het best bij jouw organisatie, ook op de langere termijn? Maak een weloverwogen keuze. We zetten de populairste tools inclusief belangrijkste kenmerken op een rij.

Of je nu kiest voor een gratis of betaalde videovergaderoplossing: tijdens een videovergadering wil je dat het lijkt alsof je bij elkaar aan tafel zit. Met een optimale geluids- en beeldkwaliteit, zonder haperingen, echo’s of galm. Zeker ook nu we op langere termijn gaan videovergaderen. Let daarnaast ook op de volgende punten:

• Maximaal aantal deelnemers
  Veel (gratis) tools hebben een limiet aan het aantal deelnemers per vergadering. Overleg je regelmatig met grotere groepen? Kijk dan goed of er een limiet is.
  
• Besturingssysteem of software
  Sommige tools vragen om specifieke software of configuraties. Het kan dan zijn dat deze alleen compatible is voor Mac, of juist alleen voor Android. Let hierop.
  
• Veiligheid en encryptie
  Beschikt je organisatie over een security-protocol? En wil je dat alle communicatie via encryptie verloopt? Check of de oplossing hieraan voldoet.
• Optie om meetings op te slaan en rond te sturen
  Handig als je een meeting nog eens wilt terugkijken of voor deelnemers die onverhoopt niet aanwezig konden zijn.

Videovergaderoplossingen op een rij

Uit welke videovergaderoplossingen kun je vervolgens kiezen? Het aanbod is groot. We zetten 5 veelgebruikte tools op een rij.

1. UCS Advanced

Van klein tot mkb of grootzakelijk. UCS Advanced is een goede keuze voor organisaties van elke omvang. UCS Advanced is platformonafhankelijk en webbased. Dat betekent dat ook externe gasten toegang hebben tot de vergaderruimte, zonder account. En dat je overal inlogt in je browser, zonder complexe software, configuraties of infrastructuur.

Ook voor organisaties waarbij medewerkers veel onderweg of op reis zijn is UCS Advanced een slimme keuze. Zo is de oplossing compatible met elk device. Dankzij smart roaming maakt het apparaat waarop je werkt automatisch verbinding met het dichtstbijzijnde datacenter. Zo ben je altijd zeker van optimale connectiviteit, ook in het buitenland.

Daarbij komt dat je de interface volledig kunt personaliseren of laten opmaken in je huisstijl. Tijdens de vergadering zelf kunnen deelnemers documenten en presentaties delen. Ook kun je de meeting (gedeeltelijk) opnemen en achteraf delen.

UCS Advanced is daarnaast AVG-proof, communicatie verloopt volledig via encryptie. En dankzij de interoperabiliteit is het mogelijk om een meeting te organiseren met relaties of klanten die standaard gebruikmaken van een andere videovergaderoplossing.

Belangrijkste kenmerken
– Webbased en platformonafhankelijk
– HD beeldresolutie, scherpe geluidskwaliteit
– Ook geschikt voor grote conferenties
– Schaalbaar en 100% AVG-proof
– Volop personalisatiemogelijkheden
– Altijd onbeperkt videobellen tegen een vaste prijs
– Mogelijkheid tot ‘Traditional audio conferencing’ (PSTN dialing)
– Live streaming en recording

2. Skype & Skype for Business (Online)

Met Skype kunnen tot 50 mensen tegelijk deelnemen aan een groepsgesprek. Met meer mensen vergaderen? Kies dan Skype for Business, waarmee je tot 250 mensen tegelijk vergadert. Let op: elke deelnemer heeft wel een app en Skype-account nodig.

Daar staat tegenover dat alle communicatie verloopt via encryptie. Helaas laat de kwaliteit van Skype soms wel te wensen over. Voor een écht goede beeld- en geluidskwaliteit heb je vaak een grote bandbreedte nodig. Daarbij houdt Skype for Business Online per 31 juli 2021 op te bestaan. Houd hier rekening mee in je keuze.

Belangrijkste kenmerken
– App en account nodig voor gebruik
– Goede kwaliteit vraagt om grote bandbreedte
– Veilig dankzij encryptie
– Skype for Business Online stopt per 31-07-2021

 3. Microsoft Teams

Microsoft Teams is de opvolger van Skype voor Business, en maakt onderdeel uit van Office 365 Business. Een goede oplossing voor organisaties die flexibel en veelvuldig op afstand willen samenwerken. Microsoft Teams werkt op basis van een vaste prijs per gebruiker en is compatibel met vrijwel elk platform.

Handig aan videoconferencing in Teams is dat je onder meer het beeldscherm kan delen met deelnemers en zij zélf geen abonnement hoeven te hebben. Via een link in de uitnodiging kunnen zij direct deelnemen aan de vergadering, via browser of app. Eventuele chats worden direct opgeslagen in Teams als notulen. Tegelijk is het mogelijk om je achtergrond te blurren of te voorzien van een professioneel beeld. Voor minder afleiding van omgevingsfactoren tijdens de vergadering zelf.

Belangrijkste kenmerken
– Onderdeel van Office 365 Business
– Compatibel met elk platform, waaronder iOS en Android
– Vergaderen via app of browser
– Beeldscherm delen met deelnemers
– Vaste prijs per gebruiker

4. Zoom

Zoom is laagdrempelig en heeft de afgelopen maanden een enorme groei doorgemaakt. De applicatie kent zowel een gratis als betaalde versie. Het gratis account heeft een tijdslimiet van 40 minuten. Langere meetings vereisen een betaald account. Hiermee nodig je tot 1000 deelnemers uit.

Hebben eenvoud en snelheid je voorkeur? Dan is Zoom een uitstekende keuze. Zo hoeven gasten zich niet te registreren. Als beheerder heb je wel een account nodig.

Belangrijk punt is de security. Zoom is verschillende keren negatief in het nieuws geweest vanwege beveiligingsproblemen. Hoewel ze inmiddels de nodige maatregelen hebben getroffen, is het raadzaam hier alert op te zijn.

Belangrijkste kenmerken
– Snel, laagdrempelig en gebruiksvriendelijk
– Gratis account met tijdslimiet (max. 40 minuten)
– Betaald account voor langere meetings
– Keuze uit 3 betaalde pakketten: Pro, Business en Enterprise
– Webbased, gasten hebben geen account nodig
– Aandachtspunt: security

5. Google Hangouts (wordt: Google Meet)

Met Google Hangouts beschik je over een uitgebreide chatdienst van Google, waarmee je ook kunt videovergaderen. Houd wel rekening met een limiet: je vergadert met maximaal 10 personen. Voor kleinere videovergaderingen is dit een prima oplossing.

Google Hangouts werkt device-onafhankelijk. Ook is het mogelijk om je scherm te delen met andere deelnemers. Een mogelijk nadeel kan zijn dat elke deelnemer een Google-account nodig heeft.

Google Meet is de opvolger van Google Hangouts, met nog meer focus op krachtige videovergaderingen met je team en klanten. Google meet is geschikt voor vergaderingen tot 250 deelnemers én je kunt onder meer gesprekken livestreamen en opnemen.

Belangrijkste kenmerken:
– Gratis en gebruiksvriendelijk
– Chatdienst en videovergaderoplossing in één
– Tot maximaal 150 deelnemers (Hangouts) of 250 deelnemers (Meet)
– Google-account nodig voor gebruik
– Werkt goed op elk device

Probeer videovergaderen 30 dagen gratis

Ook prettig overleggen en eenvoudig informatie delen terwijl je op afstand (samen)werkt? Probeer videovergaderen nu 30 dagen gratis en ontdek de meerwaarde van optimale beeld- en geluidskwaliteit. Alsof je bij elkaar aan de vergadertafel zit.

Whitepaper: effectief werken op afstand

Ben je benieuwd naar meer  mogelijkheden om effectief samen te werken op afstand? Download het whitepaper en ontdek hoe je plaats- en tijdonafhankelijk werken optimaal faciliteert.