In 6 stappen aan de slag met e-invoicing

maandag 1 november 2021

Eindelijk gebeurt het. Steeds meer organisaties zetten de stap naar: e-invoicing. Ofwel: facturen elektronisch opstellen, versturen en verwerken. Want e-invoicing is duurzaam, kostenbesparend en procesefficiënt. Plus: veel (overheids)organisaties stellen het gebruik ervan al verplicht of vinden dit wenselijk. Overweeg je om e-invoicing te implementeren in je organisatie? Ga dan snel zelf aan de slag.

Facturen kunnen op drie manieren worden verstuurd/ontvangen: via de post, digitaal of elektronisch. Of dat nou aan de uitgaande of inkomende kant zit, de verwerking van zowel papieren facturen als pdf’s vereist handmatige stappen en controleslagen. Deze extra handelingen elimineer je met elektronische facturatie. Je bent als versturende en ontvangende partij onderdeel van dezelfde keten. Als je een factuur elektronisch verstuurt, dan kan die factuur door de ontvanger meteen worden verwerkt en gematcht met een order in het ERP-systeem. Hierdoor kan ook de betaling automatisch worden aangestuurd door de ontvanger én krijg je als sturende partij wellicht sneller betaald.

In 6 stappen op weg naar e-invoicing

Klinkt dit goed en wil je hiermee aan de slag? Met de onderstaande 6 stappen ga je voor een succesvolle start.

Stap 1: maak de balans op

Onderzoek eerst in hoeverre je organisatie al klaar is voor e-invoicing. En: draagt e-invoicing inderdaad bij aan de bedrijfskoers en doelstellingen? Zo ja, maak een keuze in welke factuurstroom je e-invoicing gaat introduceren: inkomende of uitgaande. Bepaal dan het aantal facturen per jaar en hoeveel klanten en/of leveranciers hierbij betrokken zijn. Kijk ook naar je financiële applicaties. Kan deze al met het ontvangen en/of versturen van e-invoices omgaan? Of zijn hiervoor nog acties nodig?

Stap 2: stel een businesscase op

Schrijf een businesscase om de kosten en voordelen van e-invoicing op een rij te zetten. De businesscase bevat onder andere een overzicht van de huidige e-mailprocessen en papieren processen. Zet ook op een rij hoe deze verbeterd of geëlimineerd kunnen worden. En wat dit oplevert.

Is de businesscase goedgekeurd door het hogere management van je organisatie? Stel dan een projectteam samen uit collega’s die verantwoordelijk zijn voor de gekozen factuurstroom.

Stap 3: projectplan en conceptoplossing   

Het projectteam schrijft een projectplan. Deze bestaat uit een analyse van de huidige bedrijfsuitdagingen die de implementatie van e-invoicing in de weg kunnen staan. Deze knelpunten kun je verhelpen door onderzoek te doen naar de huidige en toekomstige workflows. Uit dit volledige projectplan ontstaan mogelijkheden en oplossingen, waarvan je de meest kansrijke vastlegt in de conceptoplossing en het bijbehorende implementatieplan.

Stap 4: implementatie en eerste test

Vervolgens is het van belang om intern draagvlak te creëren voor e-invoicing. Neem ook je e-invoicing-serviceleverancier en de eindgebruikers mee in het project. Voer samen bijvoorbeeld een eerste pilot uit. Zo neem je de eindgebruikers mee in de implementatie.

Stap 5: leveranciers en klanten meenemen en livegang

Heb je draagvlak en support vanuit alle lagen van je organisatie? Is de pilot succesvol? Dan ga je aan de slag met het aansluiten van de leveranciers en/of klanten. Maak een lijst met de belangrijkste leveranciers en/of klanten die je wil meenemen in het onboardingsproces. De rest kan in een later stadium aansluiten. Wanneer je de leveranciers en/of klanten meekrijgt in het e-invoicingproject, kun je beginnen met de livegang.

Stap 6: evaluatie

Last but not least: evalueer! Wat gaat goed, wat kan beter? Om het e-invoicingtraject kritisch onder de loep te nemen, is het belangrijk om de succesfactoren te kennen. Een voorbeeld van een succesfactor is een helder stappenplan voor de drie komende bedrijfsjaren. Zo kun je e-invoicing met een quick win implementeren, met positieve langetermijngevolgen.

Checklist: e-invoicing

Verstuur en ontvang facturen 100% automatisch, snel en efficiënt. In deze checklist ontdek je álle inzichten voor het succesvol implementeren van e-invoicing. Lees de checklist. Of kijk het webinar ‘Grip op facturen met e-invoicing’. Met praktijkervaringen van Maasstad Ziekenhuis.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Pagero.