Verbeter de werkbeleving met verbonden platformen

woensdag 26 juli 2023

Volgens recent onderzoek gaat de gemiddelde werknemer maar 1,5 dag per week naar kantoor.

Volgens onderzoek gaat de gemiddelde werknemer slechts 1,5 dag per week naar kantoor. Nu organisaties volop hybride werkmodellen uitrollen, proberen organisaties achter de schermen een vlekkeloze werkbeleving voor alle collega’s te creëren. Hoe kun je een gulden middenweg vinden voor de collega’s die 1 keer per maand of 5 dagen per week naar kantoor komen?

86% van de medewerkers noemt ineffectieve communicatie als de grootste uitdaging in de organisatie.

IT, HR en Facility

De afdelingen IT, HR en Facility werken aan hetzelfde doel: medewerkers ondersteunen en hun werkbeleving verbeteren. Toch werken de afdelingen vaak niet samen. Je ziet bijvoorbeeld regelmatig dat IT, HR en Facility afzonderlijk een beleid opstellen om het kantoor te moderniseren. Dit zorgt voor spanning tussen de afdelingen en discussies over budgetten.

Meer samenwerken

Wanneer een beleid wordt geïntegreerd, loopt de organisatie ook het risico dat werknemers het beleid niet accepteren of dat het beleid niet samengaat met de gebruikte systemen. Uit onderzoek is zelfs gebleken dat 86% van de werknemers ineffectieve communicatie noemt als de grootste uitdaging in de organisatie.

Om de werkbeleving te verbeteren, is een collectief bedacht beleid nodig. Ieder beleid heeft namelijk voordelen. Daarom is het beter als IT, HR en Facility samenwerken om de drie beleidsvormen te integreren en aan andere voorstellen te werken die een positieve invloed op de werkplek hebben.

Wendbaarheid is een must in het tijdperk van hybride werken

Medewerkers verwachten dat zowel face-to-face als virtuele samenwerking snel en eenvoudig gaat. Zelfs basisvoorzieningen, zoals op het laatste moment een bureau kunnen reserveren of afzeggen en parkeerplaatsen registreren in een app, kunnen voor medewerkers niet gebruiksvriendelijk genoeg zijn. Dit kan hen ervan weerhouden om op kantoor te gaan werken.

Met de juiste, gebruiksvriendelijke technologie kunnen medewerkers snel, efficiënt en effectief hun werk doen, of ze nu op kantoor, thuis of ergens anders op afstand werken.

Eén systeem versus verschillende apps

De technologie is helemaal gebruiksvriendelijk als het is geïntegreerd in één systeem. Digitalisering verspreid over verschillende apps leidt tot frustratie bij medewerkers: de ene app gebruiken om een bureau te reserveren, een andere om een kamer te reserveren en nog een andere om een gast te registreren. Het primaire doel van digitalisering is altijd de werknemer centraal stellen.

Alles in één keer geregeld

Om de technologie te integreren in één systeem, kunnen IT-managers het beste kijken naar oplossingen die ook flexibel zijn en bijdragen aan een vlekkeloze werkbeleving. Denk aan een reserveringssysteem in de cloud. Dit is een verbonden platform waar medewerkers op afstand alles kunnen regelen, zoals het bureau- en bezoekersbeheer, vergaderruimtebeheer en serviceverzoeken. En dat allemaal in één mobiele applicatie. Deze technologie maakt het voor werknemers makkelijker en aantrekkelijker om op kantoor te werken.

Gebruik inzichten om de werkervaring te plannen en te verbeteren

Je leest het: werkbeleving mensgericht benaderen is essentieel. Een positieve werkbeleving creëer je met inzicht in hoe werknemers de bureaus en vergaderruimtes gebruiken. Deze inzichten verzamelen is eenvoudig met het eerdergenoemde reserveringssysteem: je krijgt te zien welke vergaderruimtes en bureaus het minst gebruikt worden, hoe vaak medewerkers naar kantoor komen en of er meer samenwerkingsruimtes nodig zijn op kantoor. Zo kun je het gedrag van werknemers beter begrijpen en de kantoorfaciliteiten hierop aanpassen.

Het verbonden platform kan ook gedrag voorspellen, zoals de drukste dagen op kantoor, en zo gewenst alternatieve werkplekken aanbieden. Als je de kantoorruimtes op deze manier afstemt op de behoeften van medewerkers, neemt hun productiviteit toe. Zo kun je ook makkelijker bedrijfsgroei stimuleren en talent aantrekken en behouden.

Vooruitkijken

Het kantoor evolueert en onze manier van werken verandert voortdurend. Ook voor de toekomst heeft IT een belangrijke rol bij het creëren van een positieve werkbeleving, door samen te werken met andere afdelingen en belangrijke besluitvormers. Dit is als je het mij vraagt de beste aanpak om oplossingen te ontwikkelen rondom de wensen van medewerkers. Daarnaast is een flexibel technologieplatform essentieel. Met al deze maatregelen verrijkt IT de werkbeleving maximaal.

Rapport: Hybride werken optimaliseren

Volgens een enquête van IDC zoekt één op de drie werknemers actief naar een andere baan. Zorg ervoor dat ze meer voldoening uit hun huidige werk halen. Ontdek hoe je dit voor elkaar krijgt in het rapport Hybride werken optimaliseren.

Luister de podcast DigiWorkspace

Ben je benieuwd naar meer inzichten om hybride werken te optimaliseren? Zodat je de betrokkenheid, het werkplezier én de efficiency van medewerkers verhoogt? Luister de podcast DigiWorkspace. Hierin bespreek ik met toonaangevende gasten actuele ontwikkelingen rondom hybride werken.