5 keer tijd besparen met documentbeheer

dinsdag 30 juni 2020

Als werkgever ben je continu op zoek naar kansen om de efficiëntie en productiviteit binnen je bedrijf te verbeteren. Natuurlijk wil je het liefst dat hiervan alle afdelingen of teams profiteren. Ook als zij op afstand werken. Documentbeheer biedt mogelijkheden om een significante besparing in tijd én kosten te realiseren. 5 kansen op een rij.

1. Slimmer documenten zoeken

Wist je dat de gemiddelde medewerker maar liefst 3,5 uur per week naar documenten zoekt? Dit blijkt uit cijfers van onderzoeksbureau IDC. Met een systeem voor digitaal documentbeheer is dat verleden tijd. Het systeem kent namelijk automatisch kenmerken toe aan het document op basis van de inhoud (automatische documentindexatie). Hierdoor spoor je elk document binnen enkele seconden op.

2. Bedrijfsprocessen versnellen

Of je nu een factuur doorstuurt ter accordering, sollicitaties afhandelt of een prijslijst opstelt. Medewerkers sturen documenten continu door en werken er samen aan. Ook dit kost veel tijd: zeker 4,3 uur per week volgens onderzoeksbureau IDC. Als medewerkers thuiswerken zal dit waarschijnlijk alleen maar meer zijn.

Met een systeem voor documentbeheer en geautomatiseerde workflows verloopt dit veel sneller. Want het systeem stuurt documenten automatisch door voor accordering op verschillende niveaus.

3. Workflows automatiseren

Werken medewerkers nog veel met papieren documenten? Dit is een uitdaging als zij thuis of op verschillende locaties werken. Papieren documenten van de ene naar de andere locatie brengen kost immers tijd. Bovendien kunnen documenten onderweg zoekraken of bij de verkeerde medewerker terechtkomen.

Met een digitale workflow  stroomlijn je dit soort processen via business rules. Je kunt bijvoorbeeld een rule instellen die ervoor zorgt dat elke factuur boven de 4500 euro automatisch bij een senior medewerker terechtkomt. Het resultaat: minder fouten, meer transparantie en een efficiënter proces.

4. Minder tijd besteden aan routinewerk

Veel bedrijfsprocessen bestaan uit verschillende stappen en tal van repeterende handelingen. Daarbij worden veel administratieve taken nog met de hand gedaan, denk aan de invoer van klant- of leveranciersgegevens in applicaties. Tijdrovend én foutgevoelig.

Het kan veel efficiënter. Een systeem voor documentbeheer kan gegevens uitwisselen met een ERP- of boekhoudsysteem. Zo voorkom je dat informatie dubbel of verkeerd wordt ingevoerd. Tegelijk archiveert het systeem de ingevoerde gegevens direct. Belt een klant of leverancier met een vraag? Dan heb je de juiste informatie in enkele seconden bij de hand.

5. De samenwerking tussen afdelingen verbeteren

Medewerkers kunnen op afstand eenvoudiger samenwerken en informatie uitwisselen als je alle documenten in je bedrijf centraal beheert. Een voorbeeld: je werkt bij een ingenieursbureau en wilt een voorstel naar de klant sturen. Dat voorstel bestaat uit een Word-document, een CAD-tekening en een spreadsheet. Voordat het voorstel naar de klant kan, ‘niet’ je deze documenten aan elkaar in het systeem voor documentbeheer. Vervolgens stuur je alles ter beoordeling naar verschillende afdelingen tegelijk. Zo kan iedereen het CAD-bestand bekijken, ook degenen die geen CAD-applicatie hebben.

Veilig en compliant

Natuurlijk biedt een documentbeheersysteem nog veel andere voordelen. Zo houdt het systeem precies bij wie op welk moment aan het document heeft gewerkt. Zo ben je aantoonbaar compliant bij een eventuele audit. En alle informatie wordt altijd versleuteld verzonden (encryptie). Dus een document management systeem is ook 100% veilig.

Hoeveel tijd kan jij besparen?

Benieuwd hoeveel tijd jouw organisatie kan besparen met een document management systeem? Vul 5 vragen in en bereken je besparing.

Meer informatie: altijd en overal samenwerken

Met de juiste communicatie- en workflowoplossingen houd je continuïteit in je business, ook als medewerkers op afstand werken. Lees meer informatie en ontdek met welke oplossingen je werken op afstand optimaal faciliteert.