5 tips voor samenwerken op afstand

donderdag 5 mei 2022

Thuiswerken blijft populair onder medewerkers, ook al gaan we weer deels terug naar kantoor. Tegelijk willen we meer verbinding en dus meer voldoening ondervinden bij hybride werken. Misschien merk jij dat ook al: we willen effectief thuiswerken, maar tegelijkertijd meer met collega’s samenwerken. Zowel thuis als op kantoor. Hoe pak je dit aan?

Veel organisaties zijn al goed ingericht op hybride werken, bijvoorbeeld met een thuis-kantoorverdeling en een thuiswerkvergoeding. Maar hoe werk je nu écht effectief en plezierig samen op afstand? Ik geef je 5 concrete tips uit eigen ervaring. Je kunt er zelfs direct mee beginnen.

Tip 1: zorg voor een vaste, duidelijke structuur

De kans is aanwezig dat je veel online meetings op een dag gepland hebt. Vaak wil je deze vergaderingen naderhand nog uitwerken op papier, voor jezelf of voor je collega’s. Misschien merk je dat je hier eigenlijk geen tijd voor hebt, omdat je agenda volgepland staat met online meetings. Terwijl vergaderingen effectiever zijn als je ze gelijk kunt uitwerken.

Het helpt om kortere videovergaderingen te plannen. Bijvoorbeeld een meeting van 40 minuten, zodat je daarna nog 20 minuten hebt om de meeting uit te werken voordat de volgende begint. Zo heb je tijd om de besproken informatie te laten bezinken. Doe je dit niet, dan zul je de vergadering waarschijnlijk later uitwerken. Wanneer je hoofd al vol zit van andere meetings.

Tip 2: planningen maken en prioriteren

Heb jij wel eens de neiging om de opdracht die je als laatste hebt gekregen, als eerste uit te voeren? Terwijl een andere opdracht eigenlijk belangrijker is? Dan helpt het om een planning te maken met prioriteitenindeling. Dit kan op een kladblaadje of in een Excelsheet, maar je raakt al snel het overzicht kwijt als je het blaadje weglegt of het Excelbestand sluit. Vandaar werkt een whiteboard met post-its beter. Zo houd je constant overzicht over de taken die je nog wilt doen.

Hoe maak je dan zo’n planning op een whiteboard met post-its? Een effectieve manier is de Kanban-methode. Je maakt dan 3 kolommen: één voor de taken die je nog wilt doen, één voor de taken waar je nu mee bezig bent en één voor de taken die je hebt afgerond of opgeleverd. Microsoft Teams heeft ook een Kanban-functie, waardoor je de methode zowel op een whiteboard als online kunt gebruiken.

Tip 3: probeer op kantoor een-op-een online meetings te vermijden

Denk na over werkzaamheden die je thuis en op kantoor verricht. Een-op-een online vergaderen lukt thuis ook, maar vergaderen in grotere groepen kun je beter op kantoor doen. Probeer op kantoor taken te vermijden die je thuis net zo goed kunt doen. Denk bijvoorbeeld aan een-op-een online meetings, uittypen van interviews of gespreksverslagen, onderzoek op internet en korte updates over samenwerkingen of projecten.

Op kantoor kun je beter verbinding maken met je collega’s dan thuis achter je beeldscherm. Dus je besteedt je dagen op kantoor beter door samen te werken aan (intensieve) projecten. Bijvoorbeeld een brainstorm, de livegang van een nieuwe omgeving en de kick-off van een project of juist de afsluiting ervan. Door deze werkzaamheden op kantoor te doen, is de hele projectgroep meer betrokken.

Tip 4: maak afspraken over hoe je elkaar kunt bereiken

Je herkent het vast: de ene collega belt jou en de andere stuurt je een chatbericht, terwijl je zelf liever een e-mail van hen wilt ontvangen. Als het om communiceren gaat, heeft iedereen een eigen voorkeur. Daarom is het effectief om met je collega’s af te spreken wanneer iedereen wel en niet bereikbaar is. En hoe iedere collega bereikt wil worden.

Spreek ook af met elkaar welke vragen wel en geen spoed hebben. Is het dringend? Dan kun je beter bellen of een videovergadering inplannen. Heeft het geen spoed? Dan is een chatbericht of een e-mail ook effectief.

Tip 5: creëer verbondenheid met koffiepraat

Mijn laatste en belangrijkste tip is in verbinding blijven met je collega’s. Plan bijvoorbeeld periodiek een online of face-to-face koffiepauze. 40 minuten vergaderen over opdrachten en projecten is belangrijk. Maar het is net zo essentieel om te ‘vergaderen’ over onderwerpen die niet gerelateerd zijn aan werk. Hoe gaat het bijvoorbeeld met je collega’s? Wat hebben ze afgelopen weekend gedaan? Zo creëer je meer verbondenheid onderling, wat opdrachten en projecten ten goede komt.

De sleutel tot samenwerken op afstand

Met mijn tips kun je effectiever én plezieriger samenwerken op afstand. En het is ook belangrijk om je leidinggevenden hierin te betrekken. Of beter gezegd: dat je leidinggevenden jou hierin betrekken. Zij zijn uiteindelijk de sleutel voor succesvol samenwerken op afstand, mét voldoening. Je leidinggevenden kunnen bijvoorbeeld tips geven over werk-privébalans en prettig langdurig thuiswerken.

Meer adviezen?

Wil je gebruikmaken van extra expertise op het gebied van samenwerken op afstand? Neem dan gerust contact met mij op. Dan brengen we samenwerken op afstand bij jou in een stroomversnelling.

E-book: Samenwerken op afstand

Lees meer tips en adviezen over samenwerken op afstand in het e-book. En kies het videovergaderpakket dat het beste bij je organisatie past.