5 tips voor standaardisatie en beheer van hybride vergaderruimtes

dinsdag 28 september 2021

Nu we volop hybride werken, is het belangrijk om je vergaderruimtes hier optimaal op af te stemmen. Hoe zorg je dat medewerkers op kantoor soepel én plezierig hybride vergaderen? Door je vergaderruimtes te standaardiseren en slim te beheren.

Standaardiseren gaat over het uniform inrichten van alle vergaderruimtes, zodat deze (inclusief de apparatuur) voor iedereen eenvoudig in het gebruik zijn. Werkplekbeheer gaat over de apparatuur en het onderhoud ervan. Slimme standaardisering van vergaderruimtes zorgt uiteindelijk voor eenvoudiger beheer van de apparatuur, zodat ook IT wordt ontlast. Hiervoor deel ik graag mijn 5 tips.

1. Maak een inventarisatie om jouw hybride werken ervaring te verbeteren

Standaardisatie begint bij inventariseren welke ruimtes er zijn. Hoeveel zijn het er? Hoe groot zijn de ruimtes? En voor hoeveel personen zijn ze geschikt? Breng de ruimtes in kaart als een keuzemenu: small, medium en large. Kijk ook naar de functie van elke ruimte: welke werkzaamheden vinden er plaats en leent de communicatieoplossing in de ruimte zich hier (nog altijd) voor? Op basis van de grootte en functie van de ruimte kun je ze (opnieuw) inrichten op de hybride situatie en gaan standaardiseren.

2. Trek één lijn in apparatuur

Door je ruimtes in te delen als ‘keuzemenu’ kun je eenvoudiger de benodigde apparatuur selecteren. Welk apparatuur past het beste in elke ruimte? Grotere ruimtes vragen bijvoorbeeld om grotere of meerdere schermen en hoogwaardige beeld- en audiokwaliteit. In compactere ruimtes wil je wellicht een digitaal whiteboard waarmee collega’s eenvoudig aantekeningen kunnen maken en delen tijdens een overleg.

Welke tools je ook kiest, ga bij voorkeur voor apparatuur die hetzelfde werkt. Want het standaardiseren hiervan zorgt ervoor dat medewerkers de tools goed (leren) kennen en deze voor elke ruimte vrijwel hetzelfde is. Tegelijk maakt dit ook het beheer een stuk eenvoudiger. IT hoeft maar voor één merk softwareupdates en -upgrades uit te voeren en eventuele storingen te verhelpen. En dat gaat altijd op dezelfde manier. IT kan dus gerichter, sneller en efficiënter aan de slag.

3. Kies één standaard videovergaderplatform

Kies – als dit nog niet is gebeurd – een standaard videovergaderplatform voor je organisatie en neem dit ook op in je beleid. Doe je dit niet? Dan loop je het risico dat medewerkers een tool kiezen die bijvoorbeeld niet voldoet aan de gestelde security-eisen. Door hierin één lijn te trekken, wordt (hybride) vergaderen veel efficiënter en houd tegelijk je grip op onder meer de veiligheid.

4. Breng de online vergadering naar de vergaderruimtes

Hoe wil je een meeting opstarten in de ruimte? Hier zijn doorgaans twee manieren voor: BYOM en een roomsystem. Met BYOM wordt letterlijk bedoeld: neem je eigen meeting mee. In het geval van BYOM (of ook wel BYOD genoemd) is de ruimte al voorzien van de nodige videoconferencinghardware. Bij binnenkomst sluit de medewerker de eigen device aan op dit systeem middels een enkele kabel of draadloze dongle. Een andere manier is het gebruik van een roomsystem. Een device is dan zelfs helemaal niet nodig. Met een touchscreen kan de medewerker direct een vergadering starten, een presentatie delen via PowerPoint en andere Office 365 apps gebruiken, zoals whiteboards en notities. Hier is geen laptop of kabel voor nodig.

De manier waarop je als organisatie omgaat met deze keuze, bepaalt in belangrijke mate ook het beheer en onderhoud. Bij BYOM hoef je in principe alleen de laptops te beheren en onderhouden. Bij een roomsystem zijn de fysieke apparatuur en licenties van belang. Neem dit mee in je overweging. Mijn advies is in elk geval: zoek een oplossing waar zo min mogelijk bedrading bij komt kijken. Bedrading is doorgaans erg storingsgevoelig (met name door menselijk handelen). Uiteraard kun je er ook voor kiezen om het beheer van de apparatuur en software volledig of deels uit te besteden aan een externe partij.

Overweeg een tool voor online werkplekbeheer

Zijn je vergaderruimtes uniform ingericht met passende, hoogwaardige apparatuur voor hybride vergaderen en werken? Dan kun je het beheer nog verder vereenvoudigen, bijvoorbeeld met een tool voor online werkplekbeheer. Hiermee reserveren medewerkers eenvoudig een (vergader)ruimte of werkplek. Tegelijk kan bijvoorbeeld de facilitair manager het aantal beschikbare plekken en ruimten beheren. Zo’n tool geeft ook inzicht in het gebruik van ruimtes en de kantoorbezetting. Handig nu we steeds vaker spontaan beslissen om thuis te blijven of juist naar kantoor te gaan.

Hybride werken – meer tips en trucs

Met deze vijf tips ben je goed op weg om prettig, soepel en efficiënt hybride te vergaderen. Tegelijk komt er nog zoveel meer kijken bij hybride werken. Lees ook mijn artikel over het inrichten van je kantoor. Of lees dit artikel over de balans tussen thuiswerken en werken op kantoor. Heb je behoefte aan extra advies over hybride werken? Neem gerust contact met mij op.

Webinar: hybride vergaderen

Wil je meer weten over hybride vergaderruimtes? Kom dan naar het webinar op dinsdag 9 november en ontdek de succesfactoren van soepel en effectief hybride vergaderen. Meld je aan.

E-book: Samenwerken op afstand

Lees meer tips en adviezen over samenwerken op afstand in het e-book. En kies het videovergaderpakket dat het beste bij je organisatie past.