Terugblik webinar: digitaal post verwerken in document beheer systeem

dinsdag 3 november 2020

Hoe zorg je dat iedereen in de organisatie snel (belangrijke) fysieke post ontvangt, nu we steeds vaker flexibel en op afstand samenwerken? Tijdens het webinar ‘Digitaal post verwerken’ vertelde ik over de kansen en mogelijkheden. Lees de highlights en kijk het webinar terug, met daarin onder meer de praktijkervaring van pensioenuitvoerder AZL én een demo van hoe je fysieke post eenvoudig digitaliseert en snel digitaal verwerkt in bijvoorbeeld  een document beheer systeem.

Het is geen verrassing dat verreweg de meeste medewerkers vanuit huis werken. Dit is een direct gevolg van de huidige situatie en strikte maatregelen die gelden. Tegelijk is dit een trend die naar verwachting ook in de toekomst doorzet. Dan is het belangrijk dat je je documentprocessen hierop inricht en documentstromen snel verwerkt. Hoe zit dat met je zakelijke post?

Tijdkritische post

De hoeveelheid fysieke zakelijke post neemt de afgelopen jaren weliswaar af, toch krijgen organisaties nog altijd fysieke post binnen. Bijna 25% van die post heeft een tijdkritisch karakter en moet snel verwerkt worden. Denk aan contracten, offertes en facturen. Als we allemaal op kantoor werken, is er geen probleem. Het proces van postverwerking kan dan handmatig plaatsvinden. De documenten worden bijvoorbeeld in postvakjes gelegd of op het bureau van de desbetreffende medewerker. Alleen wat als die medewerker voor langere tijd thuiswerkt?

Post digitaliseren

Een oplossing hiervoor is post digitaliseren én delen via een document beheer systeem. De postkamer van je organisatie scant dan alle inkomende poststukken. Maar een externe partij kan dit ook voor je doen, bijvoorbeeld via een shared service center. Na het scannen staat het poststuk automatisch opgeslagen in het document beheer systeem. Je wijst de post toe aan de juiste ontvanger. Het systeem stuurt het document direct door naar deze persoon (óf de juiste afdeling). De ontvanger krijgt dan een notificatie of mail, met daarin het document als bijlage of een link naar het document beheer systeem. Hij kan de post vervolgens direct opvolgen en afhandelen.

Informatie altijd beschikbaar

Het voordeel is dat je workflows kunt inrichten binnen zo’n document beheer systeem. Zo houd je grip op je documentstromen. De juiste personen ontvangen de post direct en krijgen ook notificaties als ze actie moeten ondernemen. Je kunt automatisch reminders sturen als post niet (op tijd) wordt opgevolgd. Ook zijn alle documenten snel terug te vinden, dankzij een digitaal archief. En het belangrijkste: medewerkers hebben de juiste informatie altijd digitaal beschikbaar. Ook als zij op afstand werken.

Hoe pakt AZL het aan?

Stefanie Puts is als Facility Manager vanuit Yask Facility Management betrokken bij de digitalisering van fysieke post bij AZL. In het webinar vertelt ze hierover: “Afdelingsspecifieke post werd voorheen nog met een postkar rondgebracht of in postvakjes gelegd. Met de komst van corona was dat niet meer mogelijk en moest er snel een oplossing komen. Een externe partij scant deze poststukken nu vanuit een shared service center. De gedigitaliseerde poststukken komen direct bij de juiste afdeling of medewerker terecht. Zo kan de medewerker fysieke post toch snel opvolgen en afhandelen.”

Bekijk het webinar

Benieuwd naar alle inzichten, voordelen, de demo en het complete verhaal van AZL? Kijk het webinar over digitaal post verwerken:

Ontdek meer tips voor samenwerken op afstand

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het stappenplan Papierloos werken.