Digitale transformatie: wat is het en hoe maak je dit waar?

maandag 19 juli 2021

Door de trend van hybride werken is de digitale transformatie in organisaties in een stroomversnelling geraakt. Wat houdt digitale transformatie precies in, waarom is dit belangrijk, wat zijn de voordelen én hoe pakken andere organisaties het aan? Ontdek er alles over op deze pagina.

• Digitale transformatie: definitie
• Waarom is digitale transformatie nodig?
• Succesvol digitaal transformeren: tips
• Digitale transformatie: zo doe je dat
• Wat zijn de voordelen?
• Aan de slag
• Voorbeelden in de praktijk

Digitale transformatie: definitie

Wat is digitale transformatie? De digitale transformatie omvat de transitie van organisaties naar een geheel nieuw businessmodel. Het gaat dan om een businessmodel, waarmee je op een innovatieve (digitale) manier inspeelt op de veranderende wensen en behoeften van de markt. Zodat je meer toegevoegde waarde levert, op een toekomstbestendige manier.

De digitale transformatie is dus zeker niet alleen de digitalisering van processen, wat vaak wordt gedacht. Digitale transformatie is zowel een technologische transformatie, als een transformatie van de organisatie als geheel. Het gaat over het veranderen van kernprocessen, over mensen én de manier waarop zij werken. Het is vooral een transformatie in het functioneren van organisaties.

Voorbeelden zijn:

• een retailer die besluit kleding en schoenen online aan te bieden.
• een ziekenhuis dat 3D-geprinte protheses ontwikkelt.
• een organisatie of fabrikant die robots inzet om bestellingen in te pakken.
• een onderwijsinstelling die overgaat op (gedeeltelijk) online onderwijs.
• een bioscoop die films gaat aanbieden via een streamingsdienst.

Waarom is digitale transformatie nodig?

Wellicht vraag je je af waarom de digitale transformatie nodig is. De klantvraag verandert. En in deze competetieve markt zijn organisaties dan ook genoodzaakt om anders, flexibeler, efficiënter én innovatiever te opereren. Je wilt mensen blijvend ondersteunen in hun ontwikkeling, je concurrentiepositie verstevigen én vooruitgang boeken. Dan is het belangrijk dat je flexibel kunt anticiperen op ontwikkelingen in snel veranderende markten. Daarvoor is een digitale transformatie van je organisatie nodig.

Succesvol digitaal transformeren: tips

Als het gaat om digitale transformatie, leggen veel organisaties al snel de focus op technologie. Denk aan de stap naar de cloud, technologieën voor hybride werken en flexibilisering van de IT-infrastructuur. Maar de belangrijkste succesfactor zijn de mensen. Zij werken immers onder een nieuw businessmodel, dat vraagt om andere processen en manieren van werken.

Het succes is dan ook mede afhankelijk van de cultuur, de veranderbereidheid van de organisatie in zijn geheel én het adaptatievermogen van medewerkers. Een belangrijke voorwaarde is dat je medewerkers meeneemt in de nieuwe manier van werken. Toon hen de toegevoegde waarde van de verandering en laat hen dit ook zelf ervaren. Zo ontdekken zij het potentieel.

Digitale transformatie: zo doe je dat

Uiteraard moet technologie je businessmodel ondersteunen én medewerkers faciliteren om anders (en flexibeler) te werken. Wat heb je dan nodig voor een slimme werkomgeving? Met welke oplossingen maak je hybride werken mogelijk? Hoe kom je tot een veilige, schaalbare infrastructuur? En welke cloudoplossing kies je?

Voorbeelden van technologieën die de digitale transformatie ondersteunen zijn:

• Online werkplekbeheer in de cloud
  

  Flexibel anticiperen op veranderingen begint al op kantoor. Een grote verandering is de trend van hybride werken. Dan is het prettig als je inzicht hebt in de bezetting op kantoor en hier slim op kunt sturen.Met online werkplekbeheer in de cloud reserveren medewerkers zelf een vergaderruimte of werkplek. Tegelijk kan facility het aantal beschikbare plekken managen. Ook is inzichtelijk wat de bezetting is en welke plekken er wel of niet vaak worden gebruikt. Zo anticipeer je flexibel op veranderend kantoorgebruik en kun je strategische keuzes maken in inrichting en huisvesting.

• Technologie voor hybride werken
  

  De trend van hybride werken versnelt de digitale transformatie. Zorg dat je medewerkers hierin maximaal faciliteert. Zowel op kantoor als thuis. Als zij tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken, kunnen zij ook altijd en overal klanten van dienst zijn.Richt je vergaderruimtes daarom in met de juiste middelen, zoals een geavanceerde videovergaderoplossing, een collaboration board, hoogwaardige beeldschermen en tools om draadloos te presenteren.Denk tegelijk aan het thuiskantoor, zodat medewerkers ook daar prettig kunnen werken. Voorzie hen van de juiste apparatuur en arbo-proof faciliteiten. Denk ook aan optimale beveiliging en een sterke wifi-verbinding.

• Procesoptimalisatie

  Digitale transformatie vraagt ook om flexibele, slimme en efficiënte bedrijfsprocessen. Procesoptimalisatie kan al starten op het niveau van Microsoft (Office) 365. Zo is het mogelijk om met geavanceerde applicaties bepaalde processtappen te automatiseren, dit doe je bijvoorbeeld binnen Microsoft Azure en met Power Automate en SharePoint.Een andere oplossing voor procesoptimalisatie is documentmanagement. Hiermee beheer je alle informatie en stappen binnen een proces vanuit één systeem in de cloud. Zo is het mogelijk om papieren documenten te scannen en direct op de juiste plaats op te slaan. En kun je via workflows handmatige handelingen binnen een proces eenvoudig automatiseren.

  Denk bij procesautomatisering ook aan robotisering van processen via ‘Robotic Process Automation’, waarbij softwarerobots medewerkers repetitief en tijdrovend administratief werk uit handen nemen. En aan het stroomlijnen van je inkoop- tot factuurproces via een geavanceerd Source to Pay-platform. Zodat je altijd en overal inzicht hebt in o.a. inkoop en betaal- en leveranciersprestaties.

Ontdek meer inspiratie en technologieën in het e-book ‘Werken vanaf nu’.

Wat zijn de voordelen?

De belangrijkste voordelen van digitale transformatie op een rij:

• Bied méér toegevoegde waarde aan klanten.
• Creëer een toekomstbestendig businessmodel.
• Stroomlijn bedrijfsprocessen, werk efficiënter en bespaar kosten.
• Anticipeer flexibel op snel veranderende klantwensen en markten.

Aan de slag 

Wil je (verder) aan de slag met de digitale transformatie? Het begint allemaal met een inventarisatie: waar sta je nu en welk doel beoog je? We onderscheiden 5 niveaus van ‘digitale volwassenheid’ die je helpen bij deze inventarisatie:

1. 100% op papier en op kantoor werken.
2. Achteraf digitaliseren en digitaal verwerken / archiveren.
3. Digitaal samenwerken met digitale processen.
4. Volledige procesworkflow en online samenwerken.
5. Ketenintegratie en hybride samenwerken.

Lees meer over de 5 niveaus in dit artikel.

Digitale transformatie: voorbeelden

Ben je benieuwd hoe andere organisatie de digitale transformatie aanpakken? Lees de voorbeelden en praktijkverhalen.

• Visma | Raet: houdt grip op de kantoorbezetting via online werkplekbeheer.
• Rabobank: werkt efficiënter en biedt klanten snellere service via robotisering.
• Royal Reesink: stroomlijnt het inkoop- tot factuurproces via een geavanceerd Source to Pay-platform.
• Nike: digitaliseert facturen en orderontvangstbevestigingen.
• Van Leeuwen Buizen: richt alle ruimtes op kantoor in met uniforme apparatuur om hybride werken maximaal te faciliteren.
• Fource: automatiseerde het productieproces en beheer van marketing- en communicatiemiddelen.
• Trimble: houdt 100% grip uit uitgifte van handscanners dankzij smart lockers.
• AZL: digitaliseerde de verwerking van fysieke post die binnenkomt op kantoor.

Lees het e-book: Werken vanaf nu
Ben je benieuwd naar de kansen en mogelijkheden van de digitale transformatie?
Download het e-book ‘Werken vanaf nu’. Ontdek de succesfactoren, lees hoe andere organisaties het aanpakken én doe je voordeel met de inzichten van experts.