Digitale trends: een vooruitblik op 2021 met een document beheer systeem

dinsdag 12 januari 2021

2020 liet organisaties zien hoe belangrijk het is om mee te gaan met de digitale transformatie. Nu een nieuw jaar aanbreekt, is het tijd om vooruit te blikken. Met welke digitale trends voor 2021 kun je rekening houden? We bespreken onder andere de voordelen van een document beheer systeem. 

Digitale trends 2021

Van thuiswerken, digitaliseren en automatiseren tot de transitie naar de cloud en meer aandacht voor informatielogistiek. Ontdek mijn top 5 digitale trends voor 2021.

1. Thuiswerken faciliteren zet door

In het voorjaar van 2020 werkten we plots van de een op de andere dag thuis. Aan organisaties is sindsdien de taak om dit optimaal te faciliteren. Natuurlijk zijn er uitdagingen, tegelijk ervaren we ook de voordelen van samenwerken op afstand in de praktijk. We zijn minder tijd kwijt aan reizen, werken altijd en overal samen – met minder papier – en we vergaderen efficiënter. De verwachting is dat we in 2021 en daarna op meer structurele basis op afstand blijven samenwerken, voorziet Forbes.

Organisaties zullen hierdoor meer investeren om thuiswerken te faciliteren. Onderzoek van Quocirca onderschrijft deze aanname. Hieruit blijkt dat 80% van de organisaties verwacht de komende 5 jaar (tot 2025) te investeren in tools voor samenwerken op afstand (o.a. virtuele werkplekken, beveiliging en videovergaderen, digitaal document beheer).

2. Digitaliseren en automatiseren van processen

Ook het digitaliseren en automatiseren van processen zijn belangrijke digitale trends voor 2021. Meer thuiswerken vraagt immers om digitalisering, zodat informatie altijd en overal beschikbaar is. Onderzoek van IDC laat dan ook zien dat organisaties digitalisering belangrijk vinden. In 2020 gelooft 68% van de organisaties dat digitalisering van papieren processen belangrijk voor hen is. Dit percentage groeit naar 76% in 2025. ​

Ook het automatiseren van processen neemt een vlucht. Organisaties nemen hun bedrijfsprocessen onder de loep: uit welke stappen bestaat een proces? Waar vinden er (veel) handmatige handelingen plaats? Hoe kunnen we die handelingen automatiseren, zodat het proces sneller, beter én kostenefficiënter verloopt?  De focus op digitaal document beheer neemt toe. Afdelingen waarbij automatisering naar verwachting een belangrijke rol gaat spelen zijn HR, finance en sales.

3. Informatielogistiek-denken

Tegelijk is denken in informatielogistiek steeds belangrijker. Dit betekent dat je afdelingen niet meer als afzonderlijke silo’s beschouwt. In plaats daarvan kijk je naar bedrijfsprocessen van ‘end to end’: over de verschillende afdelingen heen. Zo krijg je meer inzicht in het complete proces én houd je grip op o.a. kwaliteit, doorlooptijden, opbrengst en resultaten.

Informatielogistiek betekent ook dat je de data en documenten binnen een proces, op een centrale plaats beschikbaar stelt aan de betrokken medewerkers. Voor documenten kan dit bijvoorbeeld een document beheer systeem zijn. Alle documenten en correspondentie binnen één proces worden dan centraal opgeslagen in de cloud. Het voordeel is dat iedereen die betrokken is toegang heeft tot die documenten. Oók als de medewerkers op verschillende afdelingen en met verschillende systemen werken (denk aan CRM, ERP of warehouse- of transportmanagementsystemen). Alle informatie en correspondentie legt het systeem dan vast in het document beheer systeem. Ook is precies inzichtelijk wie welke taak op welk moment heeft uitgevoerd.

4. Transitie naar de cloud

Binnen de digitale trends voor 2021 ontbreekt ook de (versnelde) transitie naar de cloud niet. Dat blijkt onder meer uit de EMEA Gartner CIO Agenda van Gartner. Aan dit onderzoek deden 1.877 CIO’s uit 74 landen mee. 49% van de ondervraagde CIO’s geeft aan meer te gaan investeren in de cloud. 32% zegt daarnaast de investeringen in eigen infrastructuur en datacenters te reduceren.

Belangrijk om hierbij te vermelden is dat de cloud geen doel op zich is. Het is wél een middel om de genoemde trends hierboven waar te maken. Zo stelt de cloud je in staat om thuiswerken te faciliteren. Informatie en een document beheer systeem zijn immers altijd en overal voor iedereen beschikbaar. Ook maakt de cloud informatielogistiek denken mogelijk, omdat je processen over afdelingen én zelfs over bedrijfsonderdelen heen kunt digitaliseren. Tot slot is het in de cloud eenvoudiger om processen te automatiseren, omdat je een platform biedt dat overal en altijd beschikbaar is.

5. Informatiebeveiliging komt nog hoger op de agenda

Tot slot verwacht ik dat organisaties die dat nog niet hebben gedaan, dit jaar aan de slag gaan met een gedegen plan voor informatiebeveiliging. Zeker nu we vaker op afstand werken is het belangrijk om security-incidenten zoveel mogelijk te voorkomen. Heb je of ga je voor een ISO 27001-certificaat? Dan is het o.a. essentieel dat je protocollen aantoonbaar vastlegt én beschikbaar stelt aan iedereen voor wie die procedure relevant is. Ook hier kan een document beheer systeem ondersteunen. De procedures staan dan in de cloud, zodat iedereen erbij kan. Ook kun je pushmeldingen sturen via mail, zodat je medewerkers kunt vragen periodiek de procedure door te nemen. Via een audit trail is vervolgens inzichtelijk wie welk protocol heeft ingezien, en op welk moment. Zo creëer je aantoonbaar awareness. Ook op afstand.

Ontdek meer tips over digitaliseren

Wil je meer weten over digitaliseren? Lees meer over het wat, waarom en hoe van digitaliseren en ontdek praktische tips in het stappenplan Papierloos werken.