Een succesvolle transitie naar de digital workspace

dinsdag 7 januari 2020

Vroeger dachten we bij het jaar 2020 aan vliegende auto’s en hologrammen. De praktijk blijkt echter minder vooruitstrevend dan we hadden verwacht. Neem de werkplek: enerzijds zijn de technologische mogelijkheden oneindig, anderzijds is het gemiddelde bedrijf nog lang niet zo gedigitaliseerd als we zouden willen. Een belangrijke oorzaak van deze stagnatie blijkt nog maar al te vaak de medewerker te zijn. En dat terwijl we privé constant whatsappen, facetimen en netflixen.

Op de werkplek maken we nog steeds aantekeningen in een schriftje, circuleren papieren dossiers en geven sommigen de voorkeur aan ouderwets vergaderen in plaats van het locatieonafhankelijk overleggen via een conference call. Van digitalisering is nog lang niet altijd sprake. Sommigen geven de regelgeving de schuld. De AVG-wetgeving maakt het werkgevers bijvoorbeeld iets lastiger om te digitaliseren. Maar of er iets verandert aan de manier van werken, ligt ook aan de werknemer en zijn of haar gewoontes. Hoe krijg je als bedrijf iedereen over de digitale streep? En hoe ga je ermee om?

Focus op duurzaamheid

Met de klimaatcrisis aan de orde van de dag is het momenteel onmogelijk om het duurzaamheidsthema te negeren, zowel thuis als op kantoor. Je krijgt scheve blikken wanneer je een dieselauto rijdt, vaak vliegt of zelfs uit een plastic rietje drinkt. De publieke opinie verandert. Dat merken werkgevers ook. Mensen zijn gemotiveerd om hun steentje bij te dragen. Bij de inrichting van een kantoor houden we steeds meer rekening met efficiënt gebruik van ruimtes. Het is niet langer: hoe groter, hoe beter. Aan de andere kant is er ook meer aandacht voor de duurzame inzetbaarheid van personeel. Hoe zet je mensen zodanig in dat ze op een gezonde manier een lange carrière tegemoet gaan? Duurzaamheid gaat in deze zin dan over effectiviteit van werken; iets waar digitalisering ook een rol in kan spelen. Zodra mensen weten dat een digitale oplossing bijdraagt aan ofwel het klimaat, ofwel hun eigen duurzame inzetbaarheid, zijn zij sneller bereid hierin mee te gaan.

Benadruk de efficiency

Veel mensen hebben het druk, maar willen ook niks missen van alles wat er om hen heen gebeurt. Vooral in een kantoortuin gaat dit vaak ten koste van de productiviteit. Een werknemer moet dan keuzes maken om het werk binnen de uren die er zijn, gedaan te krijgen. Kies je voor de drukke kantooromgeving die tegelijkertijd veel afleidt van wat je moet doen? Of werk je liever vaker op afstand, waarbij mensen je kunnen benaderen als het nodig is? De keuze voor een bepaalde communicatievorm kan hier een belangrijke rol in spelen. Er is een steeds grotere taak weggelegd voor video, en – zij het in mindere mate – voice (clips). Het is dan ook de ultieme tussenvorm van communicatie. Het is persoonlijker dan mail of chat, maar wel prima om op afstand uit te voeren. Door de afstand van de werkplek vermindert ruis, verbetert productiviteit en blijft er meer tijd over voor belangrijke zaken.

Face to face is ook wat waard

Dat er digitale alternatieven zijn voor elke vorm van communicatie, wil niet zeggen dat deze ook altijd moeten worden gebruikt. Net zoals je een moeilijk of diepgaand gesprek privé ook graag face to face voert, is dat op de werkplek niet anders. Kritische feedback op een collega werkt beter in een persoonlijke setting, hoe verleidelijk het ook is om even snel een mailtje te sturen. Ook wanneer het even niet lekker loopt binnen een team, is het verstandig om het thuiswerken even op te schorten. Het samenwerken in fysieke vorm kan wonderen verrichten in het herstellen van verstoorde relaties.

Zoals wel vaker geldt, is ook in het geval van digitalisering ‘mate’ het devies. Hoe duurzaam en efficiënt een digitale werkplek ook is, zonder balans schiet de teller door naar de andere kant. En dat is nooit de bedoeling.

The post Een succesvolle transitie naar de digital workspace appeared first on Werktrends.