Hybride werken blijft: richt je kantoor in met online werkplekbeheer

maandag 28 juni 2021

De trend van hybride werken laat organisaties nadenken over onder meer de inrichting van het kantoor. Welke keuzes maak je, als medewerkers zelf kiezen waar zij werken? Dit vraagt om een aantal praktische acties. Hierbij een aantal inzichten over online werkplekbeheer.

Vraag een willekeurige medewerker met een kantoorfunctie eens hoe hij het liefste werkt. Dan bestaat er een grote kans dat hij antwoordt met ‘hybride’. Er werd al veel onderzoek naar gedaan. In het onderzoek van bijvoorbeeld MoneyPenny, Nyenrode Business Universiteit en Open Universiteit gaf 88% van de deelnemers aan een hybride werkvorm als ideaalplaatje te zien. Hierbij bepalen ze graag zelf op welke dagen ze op kantoor werken en op welke dagen thuis.

Grip houden op kantoorbezetting

Deze ontwikkeling stelt organisaties voor nieuwe vraagstukken. Want als medewerkers het liefst zélf bepalen wanneer ze naar kantoor komen, hoe organiseer je dit dan goed? Hoe zorg je dat er voor iedereen voldoende plek is? Stel dat er morgen 25 medewerkers naar kantoor komen om afzonderlijk van elkaar te videovergaderen, ben je dan in staat om hen allemaal een geschikte ruimte toe te kennen?

Online werkplekbeheer in de cloud

Voor dit vraagstuk is online werkplekbeheer in de cloud een goede oplossing. Hiermee reserveer je vanuit huis een vergaderruimte of werkplek. Zo gewenst inclusief parkeerplek en smart locker (voor uitgifte of opbergen van kantoorspullen). Aan de achterkant kan facility het aantal beschikbare werkplekken en ruimtes flexibel managen. Zo is het mogelijk om werkplekken voor kortere of langere tijd aan- en uit te zetten.

Inzicht in kantoorgebruik met werkplekbeheer

Met een tool voor online werkplekbeheer genereer je ook data die waardevolle inzichten biedt over het kantoorgebruik. Je ontdekt bijvoorbeeld welke plekken, ruimtes of verdiepingen wel en niet vaak worden gebruikt. Hierdoor kun je kostenefficiënte keuzes maken in de inrichting en huisvesting. Misschien kun je verdiepingen die veel minder worden gebruikt verhuren of volstaat een kleiner pand. Je kan zo’n tool voor werkplekbeheer ook uitbreiden met sensoren. Als de sensoren voor langere tijd geen beweging detecteren, wordt de verwarming of het licht automatisch uitgeschakeld.

Creëer meerwaarde op kantoor

Als hybride werken de standaard wordt, is het belangrijk dat werken op kantoor een duidelijke meerwaarde heeft ten opzichte van thuiswerken. Je moet op kantoor kunnen doen wat je thuis ook doet. En méér. Je wilt bijvoorbeeld ongestoord kunnen videovergaderen en de juiste faciliteiten tot je beschikking hebben.

Hybride videovergaderen

Dit lijkt vanzelfsprekend, toch loop je al snel tegen praktische punten aan. Neem hybride videovergaderen, waarbij een deel op kantoor deelneemt en een deel thuis. Hiervoor is een goede technische inrichting van de ruimte en passende apparatuur noodzakelijk. Waarbij geluid en beeld volledig op elkaar zijn afgestemd. Net als de microfoons en luidsprekers, zodat het geluid niet gaat ‘rondzingen.’ Denk ook aan de camera. Als je een kleine ruimte hebt en de camera is bedoeld voor een grote boardroom, dan is er – vanwege de brede kijkhoek – niemand in beeld. En als je in een grote ruimte een te kleine set installeert, dan hoor je de deelnemers achterin de zaal niet.

Maak daarom een inventarisatie van de ruimtes en ga na voor hoeveel personen je de ruimte wilt inrichten. Maak de ruimtes ook multifunctioneel inzetbaar. Zodat je deze per keer eenvoudig afstemt op het gebruik. En medewerkers er net zo eenvoudig brainstormen als dat zij er hybride vergaderen of (draadloos) presenteren.

Ook als de videovergadering niet zozeer hybride plaatsvindt, is het belangrijk dat medewerkers de beschikking hebben tot de juiste middelen. Denk aan een goede headset die de medewerker volledig afsluit van de omgeving, en die tegelijk óók het omgevingsgeluid voor de deelnemer aan de andere kant filtert. Zeker als je kantoor beschikt over veel open en flexibele werkplekken, is dit aan te raden.

Notities en documenten delen

Een ander aandachtspunt is: hoe deel je informatie efficiënt met elkaar tijdens een hybride vergadering? Voorheen zat je met elkaar aan één tafel en maakte je wellicht notities op een flip-over. Als je dat nu doet, zien de deelnemers aan de andere kant van het scherm hier niets van. Een oplossing is een collaboration board. Hiermee maak je notities die voor iedereen goed zichtbaar zijn. Na afloop stuur je deze met één druk op de knop naar alle genodigden. Denk ook aan software om eenvoudig documenten met elkaar te delen en online samen te werken.

Smart lockers

Een ander vraagstuk is de uitgifte van bruikleenmiddelen (zoals stekkerdozen, laptops e.d.), post en andere faciliteiten. Als medewerkers vaker thuiswerken, geldt dat ook voor IT die dit normaal regelt. Dan zijn smart lockers een goede oplossing. Hierin coördineer je de uitgifte van kantoormiddelen geheel automatisch. Medewerkers openen een locker dan met een persoonlijke code of pas. De locker kan ook goed gebruikt worden om spullen ter reparatie aan te bieden.

Hulp nodig bij online werkplekbeheer?

Je ziet: bij hybride werken loop je tegen heel praktische aandachtspunten aan voor een beter werkplekbeheer. Het advies is om de (technische) inrichting van het kantoor én de thuiswerkplek zo snel mogelijk op orde te brengen, zodat je medewerkers altijd en overal prettig (hybride) werken. Wil je hierover eens van gedachten wisselen?

E-book: Samenwerken op afstand

Lees meer tips en adviezen over samenwerken op afstand in het e-book. En kies het videovergaderpakket dat het beste bij je organisatie past.