Informatie- en documentverwerking: van tijdslurper naar overzichtelijk proces

donderdag 18 juni 2020

Wie de bedrijfsprocessen in organisaties onder de loep neemt, ontdekt dat medewerkers dagelijks een veel tijd kwijt zijn aan informatie- en documentverwerking. Deze processen slokken veel tijd op. En vaak mist het in- en overzicht. Hoe komt dat? En hoe richt je dit slimmer in, bijvoorbeeld op de afdeling HR?

HR is een van de afdelingen waar medewerkers bij uitstek te maken hebben met een enorme hoeveelheid documenten. Neem het personeelsdossier. Hierin verzamel je onder meer het cv en de sollicitatiebrief, de aanbiedingsbrief, verschillende formulieren waaronder een btw-formulier, Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), en een kopie van het rijbewijs en/of identiteitsbewijs Waarschijnlijk ondertekent de nieuwe medewerker ook een overeenkomst voor een leaseauto én voor een bedrijfslaptop- en smartphone.

Dossier continu aanvullen

Daarmee is het nog niet klaar. Werkt de medewerker er eenmaal, dan zal het dossier aangevuld worden met o.a.: (eventueel) tijdelijke contracten, salarisstroken, voortgangsrapportages, commissiebrieven en -uitbetalingen, pensioendocumenten, ziekte- en verlofregistratie, een persoonlijk ontwikkelingsplan en promotiebrieven. En dan hebben we het nog niet gehad over de documenten die bij de uitstroom nodig zijn.

Totaaloverzicht ontbreekt

En hier komt het. Want niet alle documenten van zo’n personeelsdossier staan altijd in het HR-systeem. Zo staat er bijvoorbeeld vaak wel dat het rijbewijs van de medewerker is ontvangen, maar is de kopie zelf ergens anders opgeslagen. Waar dat precies is, staat er niet.

Gestructureerde vs. ongestructureerde data

In de praktijk blijkt dat slechts 20% van alle gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van een willekeurig bedrijfsproces in een datagedreven systeem staat, zoals het HR-systeem. Maar liefst 80% van de benodigde informatie staat in (on)gestructureerde documenten. Een deel van die documenten zijn fysiek. Ze liggen op bureaus, in lades of zijn netjes opgeborgen in een archief. Een – meestal – groter deel staat in allerlei mapjes op een lokale computer, in netwerkmappen of in verschillende mailboxen.

Snel alle informatie bij de hand?

Die combinatie van gestructureerde en ongestructureerde data brengt uitdagingen met zich mee. Stel bijvoorbeeld dat je snel een totaaloverzicht wil hebben van een medewerker, omdat hij binnenkort uit dienst treedt of omdat zijn leasecontract moet worden verlengd. Heb jij alle informatie dan zo bij de hand? Of moet je hiervoor rondstruinen door stapels papier, of langs verschillende afdelingen en collega’s voor de meest actuele informatie?

Overal informatie

Want veel informatie is vaak ook nog eens verspreid over verschillende afdelingen. We blijven bij het voorbeeld van het personeelsdossier. Waar moet je zijn voor de (fysieke) kopie van het identiteitsbewijs? Is dat de afdeling legal, HR of de administratie? Of moet je hiervoor bij het centrale archief zijn? En waar liggen alle beoordelingsgesprekken, klachten en voortgangsrapportages?

Verborgen kostencomponenten

Al die papieren en digitale documenten brengen ook verborgen kosten met zich mee. Denk aan de tijd die medewerkers en managers kwijt zijn aan het beheren van het personeelsdossier (zoeken, creëren en organiseren van relevante documenten). Maar denk ook aan kosten die voortkomen uit:

• het niet binnenhalen van het juiste talent, vanwege inefficiënte procedures.
• het niet behouden van het juiste talent, vanwege stroperige processen bij HR of omdat je niet snel een reactie kunnen geven op vragen van medewerkers.
• een ontslagvergoeding, bijvoorbeeld omdat je niet de juiste documenten/bewijslast kunt overleggen voor ernstig verwijtbaar handelen of nalaten door de medewerker bij een ontslagprocedure.

In de praktijk zie ik vaak dat organisaties opgeslokt worden door hun administratieve processen met allerlei stappen. Dat is jammer, want je wilt je juist focussen op je klanten en core business.

Documenten digitaliseren

Een goede stap om meer grip te krijgen op deze bedrijfsprocessen, is digitalisering van je document- en informatiehuishouding. Zo is het mogelijk om papieren documenten te scannen en direct op de juiste plaats en manier op te slaan. Je archiveert documenten dan op een centrale plek (in een documentmanagementsysteem in de cloud). Hierdoor kun je als organisatie al je documenten tijd- en plaatsonafhankelijk inzien en raken documenten niet kwijt. Via een koppeling met je bestaande systemen, kun je alle informatie vanuit het documentmanagementsysteem benaderen, maar ook vanuit de bedrijfsapplicatie zelf. Denk aan SAP SuccesFactors, Profit HRM of Workday of Oracle HR. Dat heeft als voordeel dat medewerkers ook eenvoudiger vanuit huis kunnen werken.

Altijd inzicht

Het voordeel hiervan is dat je snel meer in- en overzicht krijgt in het bedrijfsproces. Want het documentmanagementsysteem houdt ook precies bij of iemand (en wie) een bepaald document heeft bewerkt of heeft opgeslagen, en zo ja, waar je deze dan vindt. Zo werk je in één keer een stuk efficiënter. Want je werkt altijd met de laatste versies en hebt altijd de juiste documenten bij de hand, waar je ook bent.

Compliance

Met een documentmanagementsysteem houd je ook meer grip op security en compliance. Alle informatie wordt namelijk versleuteld verzonden en je kunt aan medewerkers een rol toekennen. Zo heb je altijd maximaal grip op wie wel of niet bepaalde documenten kan inzien. Ook is het mogelijk om bepaalde documenten (zoals identiteitsbewijzen, loonbelastingverklaringen en arbeidscontracten) na de verplichte bewaartermijn automatisch te verwijderen. Zo voldoe je aantoonbaar aan de AVG.

Van tijdslurper naar overzichtelijk werkproces

Met een documentmanagementsysteem stroomlijn je dus voor een belangrijk deel de informatie- en documentverwerking in je organisatie. Hierdoor krijg je meer in- en overzicht en bespaar je veel tijd. En maak je van misschien wel de belangrijkste tijdslurper in je organisatie een overzichtelijk werkproces.

Aan de slag: download het stappenplan

Wil je ook aan de slag met slim documentbeheer voor jouw informatie- en documentverwerking? Download het stappenplan waarmee je binnen 90 dagen de documentstromen in jouw organisatie volledig digitaliseert.