Papierloos werken: gaat het er ooit van komen?

dinsdag 6 oktober 2020

Het leek altijd onvermijdelijk: papierloos werken. In korte tijd zou de digitale transformatie naar digitaal document beheer, papier overbodig maken. Het is er nooit écht van gekomen. Hoe komt dat? Is een paperless office een utopie?

Terug naar het jaar 2000. Ik ondersteunde organisaties met de transformatie naar een digitale facturatieoplossing. Ik kreeg dan steevast de vraag waarom ik bij de softwareoplossing nog een scanner verkocht om inkomende facturen mee te scannen. “Over drie jaar hebben wij hier geen papier meer”, werd er dan tegen mij gezegd. Ik weet zeker dat er in die organisaties nu nog altijd papieren facturen binnenkomen en dat medewerkers nog steeds scannen.

Verschuiving in trends

In die tijd was digitale informatie-uitwisseling nog niet zo eenvoudig. Neem factuurverwerking. 90% van de facturatie gebeurde destijds nog op papier. Organisaties handelden slechts 10% van de facturen digitaal af. Tegenwoordig is die verdeling heel anders. Gemiddeld factureren organisaties in 60 tot 80% van de gevallen digitaal. Nog steeds ontvangen organisaties 20 tot 40% van alle facturen per post.

Sowieso printen veel organisaties digitale facturen alsnog voor verdere verwerking. Het gaat dan bijvoorbeeld om facturen die je als pdf in een mail ontvangt. Om deze in te voeren in het financieel systeem, gaat de geprinte factuur eerst voor goedkeuring naar de budgethouders.

Rechtsgeldige handtekening, óók digitaal

Dus ja, de manier waarop we informatie uitwisselen verandert. Toch gebeurt nog lang niet alles digitaal. Bijvoorbeeld accordering van documenten. Denk aan contracten met leveranciers of klanten, offertes en leaseovereenkomsten. Zulke documenten printen we vaak en gaan dan langs twee partijen voor een handtekening. Waarom? Als ik die vraag stel, antwoorden organisaties vaak: “We doen dit altijd al zo.” De doorlooptijden zijn enorm. Documenten raken vaak zoek of zijn moeilijk vindbaar. Er is geen audit trail beschikbaar van de verwerking van het document. Medewerkers kopiëren de documenten ook verschillende keren, zodat de betreffende afdeling sneller bij de stukken kan. Omslachtig, zeker als je bedenkt dat er oplossingen bestaan om digitaal een rechtsgeldige handtekening te zetten. Voeg daar een oplossing voor digitaal document beheer aan toe en je verkort de doorlooptijd aanzienlijk.

Digitale workflow

Over het algemeen ondertekenen twee partijen een contract. Via een digitale workflow is dat een fluitje van een cent. Het systeem stuurt het document na opstellen dan door naar de eerste ondertekenaar. Na ondertekening gaat het document gelijk door naar de tweede ondertekenaar. Uiteindelijk komt het document terecht bij de juiste persoon in de organisatie. Iedereen die dat nodig heeft, krijgt een bevestiging van de ondertekening. Medewerkers vinden en raadplegen het contract in een digitaal document beheer systeem. In dit archief zoeken zij eenvoudig op kenmerken. Je ziet ook in welke stap van het proces het document zich bevindt. Een audit trail houdt bij wie op welk moment een document opende, bewerkte, accordeerde of doorstuurde. Je houdt zo grip op het proces.

Papier op kantoor

Gaat het om e-mail, dan zien we wél een maximale verschuiving. Was 20 jaar geleden papier de standaard, nu mailen we elkaar. Wat dat betreft gaat alles volledig paperless. Hoewel we e-mails ook vaak printen om mee te nemen naar vergaderingen of klantbezoeken. Soms willen we gewoon iets lezen van papier. Kijk eens naar een willekeurig bureau. Daar ligt ongetwijfeld papier. In de vorm van werkdocumenten, aantekeningen, notulen en geprinte e-mails.

Een tijdelijke verschijningsvorm

De hoeveelheid papier op bureaus verschilt per organisatie. Waar de één al ver is met papierloos werken, is de ander nog behoorlijk papier georiënteerd. Het grote verschil met twintig jaar geleden? De geprinte documenten gooien we na gebruik direct weer weg. Papier op kantoor transformeerde van onmisbaar communicatiemiddel naar een tijdelijke verschijningsvorm. Een uitzondering hierop zijn uiteraard documenten die je van rechtswege bewaart in een fysiek archief.

Fysiek archief digitaliseren

Een fysiek archief kun je overigens eenvoudig digitaliseren met document management software. Veel organisaties hebben een enorm archief, met dossiers die je ook digitaal mag bewaren. Het archief neemt kostbare ruimte in. Een dossier terugvinden kost veel tijd. Ook hier biedt digitaal document beheer uitkomst, dankzij de archieffunctie. Na scannen sla je papieren dossiers automatisch op de juiste plek op. Het archief is veilig en snel doorzoekbaar en medewerkers hebben altijd snel hun informatie bij de hand.

Kwaliteitsverbetering en opbrengst verhogen

Snel de juiste informatie bij de hand hebben is cruciaal. Bijvoorbeeld als er een aanvraag van een klant binnenkomt. Je wilt zo snel mogelijk antwoorden en de juiste informatie geven. Zo verras je de klant met een snelle respons en opvolging. Klanten verwachten dit ook. Als een informatie- of offerteaanvraag eerst langs verschillende medewerkers moet voordat de juiste persoon is gevonden, verlies je het momentum. Vaak is ook interne goedkeuring nodig voor je een offerte naar de klant stuurt. Met een papieren offerte en een hoog percentage mensen dat vanuit huis werkt, kost dat veel tijd. Digitalisering binnen document management biedt dus kansen om processen te stroomlijnen, doorlooptijden te verkorten, de klanttevredenheid te verhogen én opbrengsten te verhogen.

Papierloos werken?

In twintig jaar tijd is er veel veranderd, tegelijk zijn er nog belangrijke stappen te zetten. Of het papierloze kantoor een utopie is? Ik denk het wel. Papier blijft onmisbaar en dat is prima. Wel wil ik meegeven: kijk welke kansen digitalisering jouw organisatie biedt. Organisaties die verder zijn met digitalisering werken efficiënter en effectiever. Werkprocessen verlopen sneller, omdat je minder fouten maakt en het werkproces beter volgt. Er gaat ook vrijwel geen tijd verloren aan documenten zoeken, omdat je deze snel vindt in het digitaal archief. Je hebt verder meer controle over de processen. Dit maakt betere sturing binnen de organisatie mogelijk.

Blijf niet achter

Neem daarom je huidige processen onder de loep. Wat gaat goed, wat kan beter? Ik weet zeker dat je minstens tien kansen voor optimalisatie ontdekt. Blijf dus niet hangen in ‘Wij doen dit altijd al zo’, maar innoveer. Ga mee met de trends in digitalisering. Als je nu niet investeert, loop je in de toekomst zeker concurrentievoordeel mis.

Aan de slag: download het stappenplan

Wil jij zoveel mogelijk papierloos werken? Download het stappenplan waarmee je binnen 90 dagen document management in jouw organisatie digitaliseert.