Veilig mobiel kunnen werken en printen?

Veilig mobiel kunnen werken en printen?

Medewerkers willen mobiel kunnen werken en printen, vanaf elk geschikt apparaat. Hoe zorg je ervoor dat dit veilig is?

 

Dankzij technologische ontwikkelingen kunnen we altijd en overal werken. Met hulp van digitalisering hebben we onze informatie altijd beschikbaar. Dit biedt veel voordelen, maar we zien ook dat veel mensen “zeker belangrijke stukken“ nog altijd graag vanaf papier lezen. Mobiel printen kan een oplossing zijn, maar heeft een heel ander proces nodig dan printen in de kantooromgeving. Hoe realiseer je dit? En vooral: hoe zorg je dat het veilig is?

 

Veilig omgaan met informatie gaat een steeds grotere rol spelen. Per 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken ingevoerd. Organisaties die een ernstig datalek van persoonsgegevens constateren, zijn verplicht hiervan melding te maken. Het afgelopen jaar zijn er slechts 5500 meldingen van een datalek gedaan, experts hadden verwacht dat er zestigduizend datalekken per jaar zouden boven komen. De vraag is dan ook of alles wel gemeld is. Wat altijd weer blijkt is dat “ongeacht of informatie digitaal of fysiek is“ de grootste risico´s liggen bij mensen zelf. Mensen beseffen niet altijd dat zij zorgvuldig om moeten gaan met bepaalde data. Door duidelijke afspraken te maken, deze goed te communiceren en informatie te classificeren kun je veel schade voorkomen.

 

Het belang van veiligheid
Daarnaast is het natuurlijk ook belangrijk om je IT omgeving veilig in te richten, dit zou het startpunt moeten zijn. Hoe meer ‘volwassen’ een organisatie is op IT-gebied, hoe beter vaak de beveiliging op orde is. En dat is hard nodig, want in mei 2018 gaat er Europese wetgeving van kracht, er is dan nog maar een privacywet voor de hele EU: de General Data Protection Regulation (GDPR) waarvan de Nederlandse Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) een direct uitvloeisel is. Hierin staat dat bedrijven transparanter moeten zijn over hoe en waarom ze welke data verwerken. Ook worden boetes flink opgehoogd. Afhankelijk van de overtreding kunnen boetes oplopen tot wel tientallen miljoenen euro’s.

 

Veilig printen
Om mensen zo veilig mogelijk met informatie om te laten gaan is het -naast duidelijke afspraken- belangrijk om ze hierin te faciliteren. Doordat we overal kunnen werken, kunnen we bijvoorbeeld ook vanuit thuis of een andere locatie een printopdracht versturen naar de printer op kantoor. En waar vroeger op iedere kamer een aparte printer stond, werkt nu een hele afdeling of etage met een multifunctionele printer. Handig, maar je moet er wel voor zorgen dat hierdoor niet iedereen bij de geprinte documenten kan. Dat kan door de printer pas iets te laten printen na authenticatie, bijvoorbeeld met een wachtwoord of bedrijfspas. Hierdoor maakt het niet meer uit vanuit waar de printopdracht verstuurd wordt, de afdruk komt er pas uit als degene die de printopdracht heeft verstuurd zichzelf authentiseert bij de printer.

 

Printen vanaf ieder apparaat
Met de opkomst van Bring Your Own Device (BYOD) wordt er ook steeds meer met eigen apparatuur gewerkt (denk aan een laptop, tablet, smartphone etc.). Als je wil printen vanaf een apparaat welke niet binnen het bedrijfsnetwerk bekend is wordt veiligheid nog belangrijker. Wanneer je een printopdracht geeft binnen het bedrijfsnetwerk zijn er korte lijnen over een vaak goed beveiligd netwerk. Bij mobiele printoplossingen voor (eigen) tablets, laptops of mobiele telefoons wordt veelal het complete document verstuurd. Bijvoorbeeld wanneer je vanuit de trein op weg naar kantoor een document naar een printer wilt sturen. Ondanks dat deze manier van mobiel printen over internet vanuit gebruikersperspectief gezien niet heel anders lijkt, vraagt het om een heel ander proces van verwerken en daaraan gerelateerde reeks van veiligheidsmaatregelen.

 

Wij hebben hier verschillende oplossingen voor. In het geval van Ricoh myPrint, kan de server in de cloud staan, in een datacenter of on premise binnen een eigen organisatie. De server ontvangt documenten en data vanaf het internet wat betekent dat er de nodige veiligheidsmaatregelen genomen moeten worden zoals het beveiligen van de lijn en het versleutelen van het document.

 

 

 

 

 

 

Voor meer informatie neem contact met ons op, we komen graag bij u langs voor een persoonlijk advies.

Delen via social media
No Comments

Sorry, the comment form is closed at this time.